Sử dụng BHXH hội đúng giúp người lao động bảo vệ được lợi ích của mình, đồng thời tránh được nhiều phiền phức khi làm thủ tục giấy tờ liên quan. Mỗi một người lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) đều được cấp 1 sổ BHXH. Sổ bảo hiểm xã hội ghi lại quá trình tham gia BHXH làm căn cứ để bảo vệ lợi ích cho người lao động khi xét hưởng các chế độ.
1. Mỗi cá nhân được cấp 1 sổ BHXH và 1 mã BHXH duy nhất
Theo quy định sổ bảo hiểm xã hội dùng để ghi chép quá trình tham gia BHXH và là căn cứ để giải quyết chế độ BHXH cho người tham gia theo quy định của pháp luật. Mỗi sổ BHXH có một mã BHXH riêng và duy nhất được cấp từ cơ quan bảo hiểm xã hội.
Những thông tin trong sổ BHXH bao gồm:
- Thông tin của người tham gia BHXH.
- Quá trình đóng và hưởng BHXH.
- Xác nhận của cơ quan BHXH về các quyết định đóng và hưởng BHXH
Mỗi cá nhân được cấp một số sổ BHXH duy nhất, và có 1 mã BHXH duy nhất trong suốt quá trình tham gia BHXH. Mỗi mã BHXH chính là mã định danh của người tham gia BHXH và dùng để truy xuất thông tin khi làm việc với cơ quan BHXH.
2. Vẫn có trường hợp 1 người lao động có tới 2 sổ bảo hiểm
Theo nguyên tắc thì mỗi người chỉ có duy nhất 1 sổ BHXH, tuy nhiên trong quá trình tham gia BHXH vì nhiều lý do mà một số trường hợp người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội. Điều này dẫn tới quá trình tham gia BHXH không được phản ánh đầy đủ, chính xác, dễ bỏ sót quyền lợi và tính nhầm mức hưởng.
Trong trường hợp này, người lao động phải làm thủ tục gộp sổ BHXH theo quy định tại Điều 27, Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14/4/2017.
3. Người lao động không thể tự chốt sổ BHXH
NLĐ không thể tự chốt sổ bảo hiểm cho mình, quyền chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động và cơ quan BHXH.
- Nếu NLĐ tham gia BHXH bắt buộc thì người sử dụng lao động có trách nhiệm chốt sổ BHXH cho người lao động.
- Nếu NLĐ tham gia BHXH tự nguyện thì cơ quan BHXH có trách nhiệm chốt sổ BHXH cho người lao động.
Tại Khoản 5, Điều 21, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 ghi rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc chốt sổ trả sổ cho NLĐ.
“Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”.
Như vậy, khi chấm dứt hợp đồng làm việc, NLĐ muốn chốt sổ BHXH buộc phải yêu cầu người sử dụng lao động thực hiện hoặc đề nghị cơ quan BHXH nơi NLĐ tham gia đóng BHXH chốt sổ.
3. Tuyệt đối không được tẩy, xóa, sửa chữa nội dung đã ghi trên sổ BHXH
Nhiều trường hợp NLĐ vì thấy nội dung ghi trên sổ BHXH sai tự ý sửa chữa tẩy xóa. Hành động này là hoàn toàn sai quy định và có thể bị phạt nếu gây ra các hậu quả nghiêm trọng ảnh hưởng tới quỹ BHXH.
Đối với nội dung trên sổ BHXH, NLĐ hoặc người sử dụng lao động tuyệt đối không được tẩy xóa làm sai lệch thông tin trên sổ. Cách xử lý đối với các trường hợp sai thông tin trên sổ BHXH thì NLĐ hoặc người sử dụng lao động sẽ làm thủ tục điều chỉnh hồ sơ và thu hồi sổ BHXH theo quy định của pháp luật.
4. Người lao động được quyền giữ sổ BHXH
Nhiều người lao động không biết họ hoàn toàn được giữ sổ BHXH của chính mình (căn cứ vào Khoản 2, Điều 18, Luật Bảo hiểm xã hội 2014). Việc NLĐ giữ sổ BHXH góp phần giúp NLĐ nắm rõ được quá trình đóng BHXH của mình, nếu có sai sót khi ghi sổ NLĐ kịp thời làm thủ tục để điều chỉnh.
Trong quá trình giữ sổ BHXH thì NLĐ phải bảo quản sổ tốt, không để mất, bị rách, hoặc các thông tin trên sổ bị mờ, nhòe không rõ ràng. Khi giữ sổ NLĐ sẽ thực hiện các thủ tục vấn đề liên quan đến sổ BHXH trực tiếp với cơ quan bảo hiểm xã hội mà không qua người sử dụng lao động.
5. Mất sổ BHXH NLĐ phải làm gì?
Khi NLĐ bị mất sổ BHXH do nhiều nguyên nhân như: thiên tai, hỏa hoạn hoặc thất lạc, phải thông báo với cơ quan BHXH để được cấp lại sổ BHXH đảm bảo quyền lợi cho mình.
Hồ sơ và thủ tục cấp lại sổ BHXH được quy định tại Điều 27 và Điều 29, Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14/4/2017. NLĐ chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
Với những điều cần biết khi sử dụng sổ BHXH được chia sẻ trong bài viết này hy vọng có thể giúp ích cho NLĐ. Để được tư vấn các nghiệp vụ liên quan đến BHXH và BHXH điện tử, các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh vui lòng liên hệ theo hotline: 1900558873 hoặc 1900558872.
Trân trọng cảm ơn!