Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, việc ký hợp đồng điện tử trên điện thoại đang trở thành xu hướng phổ biến của nhiều doanh nghiệp và cá nhân. Thay vì phải gặp mặt trực tiếp hoặc sử dụng máy tính, các bên có thể hoàn tất việc ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi chỉ với điện thoại thông minh có kết nối internet. Vậy, hợp đồng ký trên điện thoại có giá trị pháp lý không? Cách thực hiện như thế nào?
Ký hợp đồng điện tử trên điện thoại.
1. Hiểu rõ về hợp đồng điện tử và giao kết hợp đồng điện tử
Theo Điều 34, Luật Giao dịch điện tử năm 2023 quy định: Hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng.
Theo Điều 35, Luật Giao dịch điện tử năm 2023 quy định: Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử.
Như vậy, có thể hiểu một cách đơn giản hợp đồng điện tử là hợp đồng được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được giao kết bằng hình thức điện tử. Đồng thời được công nhận giá trị pháp lý.
2. Có thể ký hợp đồng điện tử trên điện thoại không?
Pháp luật hiện hành không giới hạn thiết bị được sử dụng để ký hợp đồng điện tử, tuy nhiên quá trình giao kết và lưu trữ hợp đồng cần đáp ứng các điều kiện pháp luật quy định thì hợp đồng được ký trên điện thoại vẫn có giá trị pháp lý.
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử được công nhận giá trị pháp lý khi:
- Nội dung hợp đồng không trái pháp luật, đảm bảo các điều kiện theo quy định của pháp luật tại Bộ Luật dân sự hiện hành.
- Các bên có sự thỏa thuận giao kết hợp đồng.
- Nội dung hợp đồng được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
- Thông điệp dữ liệu bảo đảm tính toàn vẹn.
- Có khả năng truy cập, sử dụng để tham chiếu khi cần thiết.
- Chữ ký điện tử được sử dụng đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật.
Như vậy, một hợp đồng được ký bằng điện thoại thông qua nền tảng hợp đồng điện tử hợp pháp hoàn toàn có thể được sử dụng làm căn cứ chứng minh giao dịch và giải quyết tranh chấp.
3. Những hình thức ký hợp đồng điện tử trên điện thoại phổ biến hiện nay
Hiện nay, nhiều nền tảng hợp đồng điện tử cho phép người dùng thực hiện toàn bộ quy trình ký kết trên điện thoại thông minh, bao gồm:
- Xem nội dung hợp đồng.
- Xác thực danh tính người ký.
- Ký điện tử hoặc ký số.
- Gửi hợp đồng cho các bên liên quan.
- Lưu trữ và tra cứu hợp đồng sau khi ký.
Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và yêu cầu pháp lý của từng giao dịch, người dùng có thể ký hợp đồng điện tử trên điện thoại bằng nhiều hình thức khác nhau.
>>> xem thêm: hợp đồng lao động, có những loại hợp đồng điện tử nào
3.1. Ký số bằng chữ ký số từ xa (Remote Signing)
Đây là hình thức đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ tính thuận tiện và bảo mật cao. Người dùng sẽ xác thực danh tính thông qua OTP, ứng dụng xác thực hoặc sinh trắc học để thực hiện ký số trên điện thoại mà không cần sử dụng USB Token.
3.2. Ký điện tử bằng OTP
Ký điện tử bằng xác thực OTP.
Người ký xác nhận giao dịch bằng mã OTP gửi qua điện thoại hoặc email. Hình thức này thường được sử dụng đối với các giao dịch dân sự, thương mại có mức độ rủi ro thấp.
3.3. Ký điện tử bằng tài khoản định danh điện tử
Một số nền tảng cho phép tích hợp xác thực thông qua tài khoản định danh điện tử hoặc các phương thức ký số để tăng độ tin cậy của người ký.
Quy trình ký hợp đồng điện tử trên điện thoại thông thường được thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Tạo và tải hợp đồng lên hệ thống.
- Bước 2: Khai báo thông tin các bên tham gia ký.
- Bước 3: Gửi yêu cầu ký hợp đồng qua email hoặc tin nhắn.
- Bước 4: Người ký mở hợp đồng trên điện thoại để kiểm tra nội dung.
- Bước 5: Xác thực danh tính bằng OTP, chữ ký số hoặc phương thức xác thực khác.
- Bước 6: Hoàn tất ký kết và nhận bản hợp đồng điện tử đã ký.
- Bước 7: Hệ thống lưu trữ hợp đồng và nhật ký giao dịch phục vụ việc tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.
4. Lợi ích của việc ký hợp đồng điện tử trên điện thoại
Việc ký hợp đồng điện tử trên điện thoại mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cá nhân:
- Ký kết mọi lúc, mọi nơi mà không phụ thuộc vị trí địa lý.
- Rút ngắn thời gian hoàn thành giao dịch.
- Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hồ sơ.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng và đối tác.
- Dễ dàng quản lý, tra cứu hợp đồng tập trung.
- Hỗ trợ quá trình chuyển đổi số và xây dựng môi trường làm việc không giấy tờ.
5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi ký hợp đồng điện tử trên điện thoại?
Cần lưu ý gì khi ký hợp đồng điện tử trên điện thoại.
Để bảo đảm giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử, doanh nghiệp nên:
- Lựa chọn nền tảng hợp đồng điện tử uy tín.
- Sử dụng chữ ký số được Bộ thông tin & Truyền thông cấp phép.
- Lưu trữ đầy đủ thông điệp dữ liệu và nhật ký giao dịch.
- Thiết lập quy trình xác thực người ký rõ ràng.
- Bảo đảm tuân thủ Luật Giao dịch điện tử hiện hành và các quy định pháp luật có liên quan.
Ký hợp đồng điện tử trên điện thoại hoàn toàn được pháp luật Việt Nam công nhận nếu đáp ứng các điều kiện về thông điệp dữ liệu và chữ ký điện tử theo Luật Giao dịch điện tử 2023. Với ưu điểm linh hoạt, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí, hình thức ký kết này đang trở thành giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, để bảo đảm giá trị pháp lý và hạn chế rủi ro phát sinh, các bên cần lựa chọn nền tảng ký kết đáng tin cậy và thực hiện đúng quy trình xác thực theo quy định của pháp luật. Tham khảo BHXH để có những thông tin bổ ích nhé.