Hợp đồng điện tử đang ngày càng được doanh nghiệp sử dụng rộng rãi nhờ khả năng ký kết nhanh chóng, giảm chi phí lưu trữ và thuận tiện trong tra cứu. Tuy nhiên, nếu không có giải pháp bảo mật phù hợp khi lưu trữ hợp đồng điện tử, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ mất dữ liệu, rò rỉ thông tin, truy cập trái phép hoặc làm thay đổi dữ liệu hợp đồng. Vì vậy, bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ là một yêu cầu quan trọng bên cạnh việc đáp ứng các điều kiện về giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử. Cùng BHXH tìm hiểu thông tin ngay dưới đây nhé.
Những rủi ro bảo mật khi lưu trữ hợp đồng điện tử.
1. Tại sao hợp đồng điện tử cần được bảo vệ và lưu trữ?
Hợp đồng điện tử là hợp đồng được tạo lập, ký kết và lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Doanh nghiệp có thể lưu trữ hợp đồng trên hệ thống quản lý hợp đồng, máy chủ nội bộ, hệ thống lưu trữ đám mây hoặc nền tảng cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử.
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới dạng trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự. Để hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không chỉ cần phụ thuộc vào việc ký số mà còn liên quan đến khả năng truy cập, sử dụng và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu.
Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế lưu trữ đáp ứng đồng thời yêu cầu về an toàn thông tin, khả năng truy xuất và bảo đảm dữ liệu không bị thay đổi trái phép.
2. Những rủi ro bảo mật khi lưu trữ hợp đồng điện tử
Trên thực tế có rất nhiều các rủi ro doanh nghiệp có thể gặp phải khi lưu trữ hợp đồng điện tử. Các rủi ro phổ biến nhất như: truy cập trái phép, rò rỉ dữ liệu hợp đồng, hợp đồng bị sửa đổi hoặc xóa trái phép hay bị tấn công bởi các mã độc…
2.1. Rủi ro truy cập trái phép
Trong trường hợp việc phân quyền truy cập không chặt chẽ, người không có thẩm quyền có thể truy cập hệ thống hợp đồng điện tử, sao chép hoặc tải xuống hợp đồng. Đặc biệt, việc sử dụng chung tài khoản hoặc mật khẩu yếu làm tăng nguy cơ mất quyền kiểm soát dữ liệu.
Giải pháp:
- Doanh nghiệp nên phân quyền theo chức vụ và nhiệm vụ, quản lý tài khoản tập trung.
- Áp dụng xác thực nhiều lớp.
- Thường xuyên rà soát quyền truy cập.
2.2. Rò rỉ dữ liệu hợp đồng
Dữ liệu hợp đồng có thể bị rò rỉ thông qua nhiều hình thức như gửi nhầm email, chia sẻ sai đường dẫn, tải dữ liệu về thiết bị cá nhân hoặc sử dụng thiết bị lưu trữ không được bảo vệ.
Giải pháp:
- Áp dụng mã hóa dữ liệu, kiểm soát việc tải xuống và chia sẻ tài liệu.
- Quy định rõ trách nhiệm bảo mật đối với nhân viên.
2.3. Hợp đồng bị sửa đổi hoặc xóa trái phép
Rủi ro hợp đồng điện tử bị sửa đổi hoặc xóa trái phép.
Trường hợp hệ thống không có cơ chế kiểm soát phiên bản và nhật ký thao tác, hoặc không ký hợp đồng bằng chữ ký số an toàn thì việc một người chỉnh sửa, thay thế hoặc xóa tài liệu có thể khó phát hiện. Điều này đặc biệt rủi ro khi hợp đồng được sử dụng làm chứng cứ giải quyết tranh chấp.
Giải pháp:
- Sử dụng hệ thống có chức năng lưu vết thao tác, quản lý phiên bản, phân quyền chỉnh sửa và cơ chế cảnh báo khi dữ liệu có thay đổi.
- Ký hợp đồng bằng chữ ký số an toàn được Bộ thông tin và Truyền thông cấp phép.
2.4. Tấn công mạng và mã độc
Các hệ thống lưu trữ trực tuyến có thể trở thành mục tiêu của các cuộc tấn công mạng. Tin tặc có thể tìm cách chiếm quyền truy cập, đánh cắp dữ liệu hoặc làm gián đoạn hoạt động của hệ thống.
Đối với doanh nghiệp lưu trữ số lượng lớn hợp đồng, một sự cố bảo mật có thể ảnh hưởng đồng thời đến nhiều khách hàng và đối tác.
Giải pháp:
- Cập nhật phần mềm thường xuyên để nâng cao khả năng phòng vệ trước các mã độc.
- Sử dụng tường lửa, hệ thống phát hiện và ngăn chặn xâm nhập, mã hóa dữ liệu và triển khai giải pháp giám sát an toàn thông tin.
2.5. Mất dữ liệu do sự cố hệ thống
Rủi ro mất dữ liệu do sự cố hệ thống.
Hợp đồng điện tử có thể bị mất hoặc không thể truy cập do lỗi máy chủ, hỏng thiết bị, lỗi phần mềm, mất kết nối hoặc sự cố trung tâm dữ liệu. Nếu doanh nghiệp chỉ lưu trữ hợp đồng tại một địa điểm, nguy cơ mất dữ liệu sẽ cao hơn khi xảy ra sự cố nghiêm trọng.
Giải pháp:
- Sao lưu định kỳ, lưu bản sao hợp đồng điện tử tại các hệ thống độc lập.
- Xây dựng phương án phục hồi dữ liệu khi xảy ra sự cố.
>>> Xem thêm: ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử, Phần mềm hợp đồng điện tử
2.6. Làm lộ thông tin do nội bộ nhân viên
Không phải mọi rủi ro đều xuất phát từ bên ngoài. Nhân viên có quyền truy cập hợp đồng nhưng vì nhiều lý do hoặc thiếu ý thức bảo mật có thể vô tình gửi nhầm tài liệu, sử dụng sai tài khoản hoặc chia sẻ thông tin cho người không có thẩm quyền.
Giải pháp:
- Doanh nghiệp cần ban hành quy chế quản lý dữ liệu hệ thống.
- Tổ chức các khóa đào tạo nhân viên về bảo mật và ghi nhận nhật ký truy cập để có thể kiểm tra khi xảy ra sự cố.
2.7. Rủi ro khi sử dụng dịch vụ lưu trữ hợp đồng điện tử của bên thứ ba
Nhiều doanh nghiệp lựa chọn nền tảng hợp đồng điện tử của nhà cung cấp dịch vụ để giảm chi phí đầu tư hạ tầng. Tuy nhiên, điều này cũng đặt ra yêu cầu phải đánh giá năng lực bảo mật của nhà cung cấp.
Giải pháp:
- Lựa chọn đơn vị thứ 3 uy tín, có các chính sách rõ ràng để quản lý dữ liệu.
- Quy định rõ trách nhiệm của bên thứ 3, các phương án xử lý khi chấm dứt sử dụng dịch vụ.
3. Doanh nghiệp cần làm gì để bảo mật hợp đồng điện tử?
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình bảo mật theo nhiều lớp:
- Kiểm soát quyền truy cập: Chỉ cấp quyền cho người thực sự cần sử dụng hợp đồng và thu hồi quyền ngay khi nhân sự thay đổi vị trí hoặc nghỉ việc.
- Mã hóa và sao lưu dữ liệu: Hợp đồng cần được bảo vệ trong cả quá trình truyền tải và lưu trữ; đồng thời sao lưu định kỳ để bảo đảm khả năng phục hồi.
- Bảo đảm tính toàn vẹn: Hệ thống cần có cơ chế giúp phát hiện dữ liệu bị thay đổi sau khi ký và lưu trữ hợp đồng.
- Lưu nhật ký hệ thống: Ghi nhận người đăng nhập, thời điểm truy cập, tải xuống, chỉnh sửa hoặc chia sẻ tài liệu để phục vụ kiểm tra.
- Xây dựng phương án ứng phó sự cố: Doanh nghiệp cần xác định rõ quy trình xử lý khi xảy ra mất dữ liệu, lộ thông tin hoặc tấn công mạng.
Như vậy, rủi ro bảo mật khi lưu trữ hợp đồng điện tử có thể xuất phát từ cả yếu tố công nghệ, con người và quy trình quản lý. Doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến việc ký hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý hay không, mà cần chú trọng toàn bộ vòng đời của hợp đồng, từ tạo lập, ký kết, lưu trữ, khai thác đến tra cứu và hủy dữ liệu. Việc lựa chọn nền tảng phần mềm hợp đồng điện tử có cơ chế bảo mật, phân quyền, mã hóa, sao lưu và lưu vết đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và nâng cao tính an toàn, tin cậy của hồ sơ hợp đồng điện tử.