So với hợp đồng đã hoàn tất ký, việc hủy hoặc thu hồi hợp đồng điện tử đang trong quá trình ký thường đơn giản hơn, nhưng doanh nghiệp vẫn cần thực hiện đúng quy trình để tránh nhầm lẫn về hiệu lực của văn bản. Vậy, hủy hợp đồng điện tử khi chưa hoàn tất ký thế nào? Có cần lập biên bản hủy không, xử lý như thế nào nếu một bên đã ký nhưng bên còn lại chưa ký? Cùng BHXH giải đáp thông tin ngay dưới đây nhé.
Hợp đồng điện tử chưa hoàn tất ký có được không?
1. Hợp đồng điện tử chưa hoàn tất ký có được hủy không? Khi nào thì hủy hợp đồng?
Có. Tuy nhiên, cách xử lý phụ thuộc vào trạng thái thực tế của hợp đồng trên hệ thống và việc các bên đã thực hiện thao tác ký hay chưa.
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử được giao kết và thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu. Về nguyên tắc, giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.
Do đó, trước khi thực hiện thao tác hủy, doanh nghiệp cần xác định chính xác hợp đồng đang ở trạng thái nào, chẳng hạn:
- Hợp đồng mới được tạo và đang ở trạng thái dự thảo;
- Hợp đồng đã gửi cho đối tác nhưng chưa có bên nào ký;
- Một bên đã ký nhưng chưa hoàn tất chữ ký của bên còn lại;
- Tất cả các bên đã ký và hợp đồng đã hoàn tất giao kết.
Đây là yếu tố quan trọng để lựa chọn cách xử lý phù hợp.
Nếu hợp đồng chưa được các bên hoàn tất ký kết, doanh nghiệp có thể thực hiện thao tác thu hồi, hủy hoặc từ chối ký trên hệ thống hợp đồng điện tử theo quy trình của nền tảng đang sử dụng.
2. Hủy hợp đồng điện tử khi chưa hoàn tất ký có cần lập biên bản không?
Trong trường hợp hợp đồng mới chỉ ở trạng thái dự thảo hoặc chờ ký và chưa hình thành hợp đồng hoàn chỉnh, thông thường doanh nghiệp không cần lập biên bản thanh lý hợp đồng như đối với một hợp đồng đã có hiệu lực.
Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lưu lại lịch sử thao tác trên hệ thống, bao gồm:
- Thời điểm tạo hợp đồng;
- Thời điểm gửi hợp đồng;
- Người gửi, người nhận;
- Trạng thái ký;
- Thời điểm thu hồi hoặc hủy;
- Lý do hủy nếu hệ thống cho phép ghi nhận.
Việc lưu lại lịch sử giao dịch giúp doanh nghiệp chứng minh rằng hợp đồng chưa hoàn tất việc giao kết và đã được thu hồi trước khi phát sinh hiệu lực theo thỏa thuận hoặc quy định áp dụng.
Đặc biệt, nếu hợp đồng có giá trị lớn hoặc liên quan đến giao dịch quan trọng, doanh nghiệp nên thông báo cho bên còn lại về việc thu hồi/hủy bản hợp đồng đang chờ ký để hạn chế tranh chấp về sau.
3. Cách hủy hợp đồng điện tử khi chưa hoàn tất ký
Quy trình cụ thể phụ thuộc vào phần mềm hợp đồng điện tử doanh nghiệp đang sử dụng. Tuy nhiên, về cơ bản có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra trạng thái hợp đồng
Đăng nhập vào hệ thống hợp đồng điện tử và kiểm tra trạng thái của hợp đồng cần hủy.
Nếu hợp đồng đang ở trạng thái nháp, chờ ký, đang chờ bên khác ký thì có thể thực hiện thao tác thu hồi hoặc hủy hợp đồng trực tiếp theo chức năng được hệ thống cung cấp.
Bước 2: Xác định hợp đồng đã có chữ ký hay chưa
Doanh nghiệp cần kiểm tra lịch sử ký để xác định:
- Chưa có bên nào ký;
- Doanh nghiệp đã ký nhưng đối tác chưa ký;
- Đối tác đã ký nhưng doanh nghiệp chưa ký.
Việc xác định trạng thái này đặc biệt quan trọng bởi “chưa hoàn tất ký” không đồng nghĩa với “chưa có bất kỳ bên nào ký”.
Bước 3: Thực hiện hủy ký hợp đồng, thu hồi hoặc hủy hợp đồng
Người có thẩm quyền lựa chọn chức năng như:
- Hủy yêu cầu ký;
- Từ chối ký;
- Thu hồi hợp đồng;
- Hủy hợp đồng đang chờ ký;
Lưu ý: Tên chức năng có thể khác nhau tùy nền tảng. Sau khi thao tác, hệ thống thường cập nhật trạng thái hợp đồng và ngăn các bên tiếp tục ký trên phiên bản đã bị thu hồi hoặc hủy.
Bước 4: Thông báo cho bên còn lại
Nếu hợp đồng đã được gửi cho đối tác, doanh nghiệp nên thông báo việc thu hồi hoặc hủy để bên nhận không tiếp tục thực hiện thao tác ký trên tài liệu cũ.
Trường hợp nguyên nhân hủy là do sai thông tin, sai giá trị hợp đồng hoặc sai điều khoản, doanh nghiệp có thể gửi lại một phiên bản hợp đồng mới sau khi đã chỉnh sửa.
Bước 5: Lưu bằng chứng về việc hủy
Doanh nghiệp nên lưu lại các thông tin:
- Bản hợp đồng điện tử;
- Lịch sử giao dịch;
- Thông báo thu hồi/hủy;
- Email hoặc thông báo gửi đối tác;
- Lý do hủy;
- Phiên bản hợp đồng mới nếu có.
Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp kiểm soát hồ sơ và chứng minh quá trình giao kết nếu phát sinh tranh chấp.
>>> Xem thêm: phần mềm hợp đồng điện tử, hợp đồng lao động
4. Hủy hợp đồng điện tử khi chưa hoàn tất ký không có nghĩa phải xóa toàn bộ dữ liệu
Doanh nghiệp phải xóa toàn bộ dữ liệu liên quan khỏi hệ thống không?
“Hủy” hoặc “thu hồi” hợp đồng đang chờ ký không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải xóa toàn bộ dữ liệu liên quan khỏi hệ thống. Đối với quản trị hồ sơ điện tử, trên nền tảng đa số các hệ thống hợp đồng điện tử sẽ lưu lại lịch sử giao dịch cho phép nhận biết các thông tin về hợp đồng đã hủy như:
- Hợp đồng đã được tạo vào thời điểm nào;
- Ai là người tạo;
- Hợp đồng đã được gửi cho ai;
- Có bên nào ký hay chưa;
- Thời điểm thu hồi;
- Phiên bản nào bị hủy, phiên bản nào được sử dụng để ký chính thức.
Nhiều phần mềm ký hợp đồng điện tử cho phép, doanh nghiệp nên chuyển hợp đồng sang trạng thái “đã hủy/đã thu hồi” thay vì xóa hoàn toàn dữ liệu. Cách quản lý này giúp doanh nghiệp vừa kiểm soát hồ sơ vừa hạn chế nguy cơ sử dụng nhầm hợp đồng cũ.
Việc lựa chọn sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử có khả năng quản lý phiên bản, kiểm soát trạng thái ký, lưu lịch sử giao dịch và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình giao kết, thay đổi hoặc hủy hợp đồng điện tử.
5. Một bên đã ký, một bên chưa ký thì có hủy được không?
Trường hợp doanh nghiệp gửi hợp đồng điện tử cho khách hàng. Doanh nghiệp đã ký bằng chữ ký số nhưng khách hàng chưa ký. Khi đó, hợp đồng chưa hoàn tất quy trình ký của các bên, nhưng đã phát sinh một thao tác ký của một bên.
Doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào việc hợp đồng chưa có đủ chữ ký để mặc nhiên kết luận rằng mọi quyền và nghĩa vụ liên quan đều chưa phát sinh.
Cần kiểm tra:
- Điều khoản về thời điểm hợp đồng được giao kết;
- Phương thức xác nhận chấp thuận của các bên;
- Điều khoản về hiệu lực hợp đồng;
- Quy trình ký được các bên thỏa thuận;
- Hợp đồng có quy định việc một bên ký trước hay không;
- Các bên đã có hành vi thực hiện giao dịch hay chưa.
Nếu hợp đồng quy định chỉ có hiệu lực sau khi tất cả các bên hoàn tất ký, việc một bên ký trước thường chưa đồng nghĩa hợp đồng đã hoàn tất giao kết. Tuy nhiên, nếu các bên đã có thỏa thuận khác hoặc có hành vi thể hiện sự chấp thuận, doanh nghiệp cần đánh giá riêng trường hợp cụ thể trước khi hủy.
Để hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp nên thực hiện việc hủy trên hệ thống, thông báo cho bên còn lại, đồng thời lưu lại lịch sử giao dịch và phiên bản hợp đồng đã thu hồi. Nếu hợp đồng có sai sót về nội dung, cách xử lý an toàn là thu hồi phiên bản cũ, tạo phiên bản mới và gửi lại cho các bên ký thay vì tự ý sửa tài liệu đang chờ ký.
Như vậy, hủy hợp đồng điện tử khi chưa hoàn tất ký về cơ bản có thể thực hiện thông qua chức năng thu hồi, hủy yêu cầu ký hoặc từ chối ký trên hệ thống hợp đồng điện tử dễ dàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác trạng thái hợp đồng, bởi trường hợp chưa có bên nào ký khác với trường hợp một bên đã ký nhưng bên còn lại chưa ký.