5 ưu điểm của hợp đồng điện tử doanh nghiệp cần biết

Công nghệ số đã thay đổi toàn bộ cục diện của doanh nghiệp về phương thức làm việc và vận hành. Dưới đây là 5 ưu điểm của hợp đồng điện tử đối mà doanh nghiệp không thể phớt lờ để có thể mở rộng quan hệ hợp tác và bắt kịp thời đại.

5 ưu điểm của hợp đồng điện tử không thể phớt lờ.

1. Áp dụng hợp đồng điện tử và chuyển đổi số toàn diện 

Trong kỷ nguyên số chúng ta không thể phủ nhận những tác động to lớn của công nghệ ảnh hưởng đến mọi mặt trong đời sống. Nhờ có công nghệ mà nhiều doanh nghiệp vươn lên mạnh mẽ đạt hiệu quả cao trong sản xuất và kinh doanh. 

Phương thức giao kết hợp đồng giấy bộc lộ nhiều yếu điểm, hiệu quả làm việc không cao, tốn kém chi phí và thời gian dẫn đến doanh nghiệp không thể đột phá. Một trong những bước ngoặt lớn thay đổi những yếu kém này đó là áp dụng đồng điện tử. Nhờ những tính năng vượt trội với cách thức vận hành đặc biệt mọi nhược điểm của phương thức giao kết hợp đồng giấy được khắc phục một cách triệt để.

2. Ưu điểm của hợp đồng điện tử doanh nghiệp không thể phớt lờ

Trên thực tế, doanh nghiệp đã đã quen với phương thức giao kết hợp đồng giấy do đó còn ngần ngại trong việc chuyển đổi sang hợp đồng điện tử. Tuy nhiên, 5 ưu điểm của hợp đồng điện tử sau sẽ khiến doanh nghiệp thay đổi suy nghĩ.

2.1 Thực hiện giao kết hợp đồng điện tử mọi lúc mọi nơi

Đối với hợp đồng giấy do tính chất, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện ký trực tiếp trên giấy. Điều này sẽ rất bất tiện nếu doanh nghiệp có trụ sở cách xa nhau phải di chuyển hoặc thời gian bị hạn chế.

Tuy nhiên, tính chất của hợp đồng điện tử là các thông điệp dữ liệu điện tử truyền qua các phương tiện điện tử, do đó doanh nghiệp có thể thực hiện giao kết hợp đồng mọi lúc mọi nơi thông qua các phương tiện điện tử như: máy vi tính, laptop, ipad, điện thoại, qua internet… Cách thức giao kết này xóa bỏ những trở ngại về không gian và thời gian tạo thuận lớn cho doanh nghiệp.

2.2 Phân cấp quản lý, an toàn và bảo mật tối ưu

Không dễ để doanh nghiệp có thể quản lý hợp đồng một cách hiệu quả và bảo mật nội dung hợp đồng giấy. Nhưng nếu là hợp hợp đồng điện tử được tạo lập và quản lý trên phần mềm ký hợp đồng điện tử doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện:

• Phân cấp quản lý hiệu quả nhờ vào tính năng phân quyền quản lý từ đó có thể chia nhỏ các quyền như: đọc và tìm kiếm, kiểm duyệt, ký số…
• Bảo mật tối đa nhờ vào các mã khóa điện tử
• Lưu trữ an toàn trên hệ thống dữ liệu máy chủ của các bên và bên thứ 3

2.3 Tiết kiệm tối ưu các chi phí giao kết hợp đồng cho doanh nghiệp 

Ưu điểm của hợp đồng điện tử khiến nhiều doanh nghiệp phải bất ngờ đó là tiết kiệm chi phí. Nếu như hợp đồng giấy phải mất rất nhiều các chi phí như: chi phí in ấn giấy tờ, chuẩn bị phòng họp, chi phí đi lại, ăn ở chi phí nhân lực thực hiện thì đối với hợp đồng điện tử lại không.

Tiết kiệm tối đa chi phí giao kết hợp đồng nhờ hợp đồng điện tử.

Doanh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử chỉ mất chi phí ban đầu mua phần mềm và chi phí duy trì dịch vụ là đã có thể sử dụng để giao kết hợp đồng điện tử. Theo tính toán các chi phí này nhỏ hơn rất nhiều (có thể từ 10-20 lần tùy từng doanh nghiệp) so với chi phí bỏ ra để ký hợp đồng giấy.

2.4 Tìm kiếm nhanh chóng và lưu trữ tối đa

Do quản lý tập trung nên hợp đồng điện tử có thể dễ dàng tìm kiếm thông qua vài thao tác đơn giản trên máy. Nhân sự hoặc kế toán có thể chọn các tiêu thức để tìm kiếm (VD: tiêu thức đơn vị hợp tác, tiêu thức thời gian ký, tiêu thức về lợi hợp đồng…) chỉ mất vài giây cho mỗi kết quả được tìm thấy.

Bên cạnh đó, hợp đồng điện tử được thiết lập bằng dữ liệu điện tử và lưu trữ an toàn trên các phương tiện điện tử với dung lượng vô cùng lớn. Doanh nghiệp sẽ không còn phải lo lắng về việc hợp đồng đầy kho hoặc xảy ra các rủi ro như mối mọt hoặc cháy…

2.5 Nâng cao năng suất, hiệu quả công việc

Việc ứng dụng hợp đồng điện tử tạo rất nhiều các lợi thế cho doanh nghiệp. Ứng dụng hợp đồng điện tử chi phí, thời gian đều được rút gọn nâng cao năng suất, hiệu quả công việc.

Ưu điểm của hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp tiếp cận nhanh chóng với các đối tác, khách hàng trong và ngoài nước. Trong kỷ nguyên số, những doanh nghiệp áp dụng công nghệ sớm luôn có lợi thế, đây cũng là điểm nhấn tạo ấn tượng tốt nâng cao vị thế doanh nghiệp trong lòng khách hàng.

Qua 5 ưu điểm của hợp đồng điện tử được bảo hiểm xã hội chia sẻ trên đây hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp có góc nhìn toàn diện hơn. Đồng thời không thể phớt lờ ứng dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử, góp phần chuyển đổi số một cách toàn diện mang đến thành công cho doanh nghiệp.