Chữ ký số có bắt buộc không là điều nhiều doanh nghiệp băn khoăn và quan tâm. Thực chất thì chữ ký số không phải bắt buộc với toàn bộ doanh nghiệp và toàn bộ loại giao dịch. Tuy nhiên, có một số trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số. Những thông tin chi tiết về chữ ký số sẽ được giải đáp trong bài viết này. Mời quý doanh nghiệp cùng dõi theo.
1. Chữ ký số có bắt buộc không?
Trong Khoản 3, Điều 26, Luật Doanh nghiệp 2020 chỉ ra rằng: Cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số để giao dịch điện tử (theo quy định của pháp luật) hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp trên các trang mạng thông tin điện tử.
Ngoài ra, theo Khoản 1, Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2020: Doanh nghiệp có thể sử dụng dấu được làm tại cơ sở khắc dấu, hoặc dấu dưới dạng chữ ký số theo quy định của luật về giao dịch điện tử.
Do đó, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn việc sử dụng chữ ký số thay cho con dấu dấu thủ công được làm tại các cơ sở khắc dấu.
2. Khi nào doanh nghiệp cần mua chữ ký số?
Mặc dù chữ ký số là không bắt buộc đối với doanh nghiệp, tuy nhiên, vẫn có những trường hợp doanh nghiệp cần phải sử dụng chữ ký số. Đó là các trường hợp sau:
– Khi doanh nghiệp triển khai sử dụng hóa đơn điện tử
+ Theo thông tư mới nhất của Chính phủ số 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/07/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa và dịch vụ. Trừ trường hợp:
- Thành lập trong khoảng thời gian: Từ ngày 17/9/2021 – 30/06/2022.
- Doanh nghiệp chưa đáp ứng đạt tiêu chuẩn về điều kiện của hạ tầng thông tin.
+ Bên cạnh đó, một hóa đơn điện tử cần đảm bảo chữ ký điện tử của theo quy định của pháp luật của người bán (được nêu tại Điểm e Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC).
+ Trong khi đó, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa, giúp dữ liệu an toàn và có tính pháp lý. Vì vậy, việc sử dụng chữ ký số gắn liền với các hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp chuyển đổi số.
– Khi tiến hành kê khai, nộp thuế điện tử
Để đẩy mạnh chuyển đổi số, triển khai chương trình nộp thuế điện tử, Công văn số 16132/BTC-TCT năm 2015 đã chỉ đạo các doanh nghiệp tại Việt Nam bắt buộc phải tiến hành giao dịch với Cơ quan thuế thông qua các giao dịch điện tử.
Song song với việc chuyển đổi hình thức nộp thuế từ tiền mặt sang điện tử, doanh nghiệp cũng cần bắt buộc thay chữ viết tay thành chữ ký số.
– Khi kê khai bảo hiểm xã hội điện tử
Tổ chức thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có chứng thư số có hiệu lực, được cấp bởi những tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số theo quy định của pháp luật.
Như vậy, khi kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, doanh nghiệp có bắt buộc phải có chữ ký số được cấp bởi các tổ chức có thẩm quyền.
3. Kinh nghiệm mua chữ ký số cho doanh nghiệp
Với những doanh nghiệp định hướng chuyển đổi số, cần lưu ý về việc chọn mua chữ ký số ở các tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số như sau:
- Đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số có uy tín, được cấp phép bởi nhà nước hay không?
- Bảo mật thông tin, cơ sở dữ liệu khách hàng như thế nào?
- Phần mềm có đơn giản, dễ sử dụng hay không?
- Đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số có hỗ trợ doanh nghiệp thường xuyên hay không?
- Giá thành ra sao?
- Có tích hợp được với cơ sở dữ liệu mà doanh nghiệp đang sử dụng hay không?
ThaisonSoft tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp. Trong đó, có dịch vụ chữ ký số ECA, được khuyên dùng bởi các lý do như:
- ECA là sản phẩm của ThaisonSoft – đơn vị có kinh nghiệm hơn 20 năm và đồng hành cùng hàng trăm nghìn doanh nghiệp trong lĩnh vực chuyển đổi số.
- Bảo mật dữ liệu thông tin tối đa theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013.
- Dễ dàng thao tác ký, gửi và lưu trữ.
- Giá thành phải chăng so với các sản phẩm khác trên thị trường.
- Đội ngũ chuyên viên hỗ trợ 24/7, bao gồm cả ngày nghỉ lễ.
>>> Xem thêm : Mua chữ ký số ở đâu tốt
Tổng kết lại, doanh nghiệp không nhất thiết phải sử dụng chữ ký số, trừ các trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số được nêu ở mục 2. Tuy nhiên, việc chuyển đổi sử dụng chữ ký số là một nhu cầu thiết yếu và sẽ trở thành tất yếu trong tương lai. Do đó, để chủ động, doanh nghiệp nên sớm tìm hiểu về việc nên mua chữ ký số của nhà cung cấp nào và triển khai chữ ký số. Tham khảo nhiều thông tin tại website https://baohiemxahoidientu.edu.vn/