Trong quá trình làm việc và thực hiện các thủ tục hành chính, pháp lý, việc sao y giấy tờ là một yêu cầu phổ biến và cần thiết nhằm đảm bảo tính pháp lý và minh bạch. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ khái niệm sao y theo quy định pháp luật, các hình thức sao y phổ biến hiện nay, cũng như những quy định liên quan đến việc sao y hợp đồng lao động.
1. Sao y là gì?
Để hiểu rõ hơn về sao y, chúng ta cần tìm hiểu khái niệm và các hình thức sao y hiện có.
1.1 Khái niệm sao y
Sao y là khái niệm được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, đồng thời có liên hệ chặt chẽ với nội dung trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Theo đó, bản sao y là bản được sao chụp hoặc đánh máy lại từ bản chính, với yêu cầu đảm bảo nội dung tương tự, đầy đủ và chính xác so với văn bản gốc. Bản sao này phải tuân thủ đúng hình thức trình bày và kỹ thuật theo quy định pháp luật.
Căn cứ khái niệm về Bản sao y được đề cập tại Khoản 10, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, sao y là việc tạo ra một bản sao có nội dung hoàn toàn đầy đủ và chính xác so với bản gốc hoặc bản chính của văn bản, đồng thời phải được trình bày đúng theo hình thức và kỹ thuật đã được pháp luật quy định, nhằm đảm bảo giá trị pháp lý tương đương với bản chính.
3 hình thức hợp đồng sao y
1.2 Các hình thức sao y
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc sao y văn bản được thực hiện theo 1 trong 3 hình thức sau đây:
- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy: Là hình thức sao chép lại nội dung từ bản gốc hoặc bản chính giấy bằng cách chụp lại và in ra dưới dạng bản giấy.
- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy: Được thực hiện bằng cách in nội dung từ bản gốc điện tử ra giấy, đảm bảo giữ nguyên nội dung gốc.
- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử: Là quá trình số hóa văn bản giấy (scan hoặc chuyển định dạng điện tử) và thực hiện ký số bởi cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền để xác nhận tính hợp pháp.
Sao y hợp đồng lao động
2. Hợp đồng lao động có sao y được không?
Căn cứ Khoản 5, Điều 2, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, “bản chính” được hiểu là các loại giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại hoặc cấp khi đăng ký lại; đồng thời bao gồm cả những văn bản do cá nhân lập nhưng đã được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận và đóng dấu.
Cũng theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2, Điều 18 của Nghị định 23, cơ sở để thực hiện chứng thực bản sao là bản chính của các loại giấy tờ do cơ quan, tổ chức cấp, hoặc do cá nhân lập nhưng đã có xác nhận hợp pháp từ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Từ đó có thể thấy, hợp đồng lao động, nếu được lập đúng quy định và có đầy đủ xác nhận, hoàn toàn thuộc nhóm giấy tờ đủ điều kiện để thực hiện sao y, chứng thực bản sao từ bản chính.
3. Những câu hỏi thường gặp về hợp đồng lao động sao y
Bên cạnh tính pháp lý, nhiều người vẫn còn băn khoăn về các thủ tục thực tế liên quan đến việc sao y hợp đồng lao động.
3.1 Hợp đồng lao động sao y có giá trị pháp lý không?
Theo căn cứ pháp lý tại Điều 26, Nghị định 30/2020/NĐ-CP: “Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.”
Như vậy, bảo sao y hợp đồng lao động có giá trị pháp lý tương tự như bản chính nếu được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
3.2 Đi sao y hợp đồng lao động ở đâu?
Người dân có thể đến các địa điểm, cơ quan thực hiện việc chứng thực giấy tờ được quy định cụ thể tại Điều 5, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, theo đó các cơ quan sau có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực việc sao y bản chính:
- UBND xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã).
- Phòng Tư pháp (cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh)
- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
- Công chứng viên, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).
Xem thêm: Danh sách các phòng công chứng tại Hà Nội, TP.HCM
Như vậy, BHXH đã cung cấp thông tin về hợp đồng lao động, nếu được lập đúng quy định và có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền thì hoàn toàn đủ điều kiện để được sao y, chứng thực. Việc nắm rõ các quy định về sao y không chỉ giúp người dân tiết kiệm thời gian, chi phí khi thực hiện thủ tục hành chính mà còn đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của các giấy tờ liên quan.