Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch điện tử, trong việc khai thuế và sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập, vẫn còn bỡ ngỡ trong việc đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế. Bài viết BHXH này sẽ hướng dẫn 5 bước đăng ký để doanh nghiệp có thể sớm sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử.
Đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế.
1. Chữ ký số là gì? Vì sao doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế?
Theo Khoản 12, Điều 3, Luật số 20/2023/QH15 – Luật giao dịch điện tử năm 2023 quy định: Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số.
Chữ ký số xuất hiện trong nhiều lĩnh vực và mang đến lợi ích lớn cho doanh nghiệp. Cụ thể trong lĩnh vực thuế chữ ký số đóng vai trò quan trọng như:
- Thực hiện nộp tờ khai thuế điện tử;
- Ký hóa đơn điện tử;
- Nộp báo cáo tài chính;
- Đăng ký thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh
- Đăng ký thay đổi thông tin hóa đơn điện tử…
Việc đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế thuận tiện, bảo mật và tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó, đăng ký chữ ký số còn tạo thuận lợi cho cơ quan thuế kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh doanh đảm bảo sự minh bạch cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Thủ tục đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế
Nhiều doanh nghiệp mới thành lập vẫn còn bối rối khi tiếp cận với các thủ tục đăng ký chữ ký số, theo đó ảnh hưởng phần nào đến hoạt động kinh doanh. Dưới đây là hướng dẫn 5 bước đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký chữ ký số thuận lợi:
- Bước 1: Mua chữ ký số từ nhà cung cấp uy tín
Doanh nghiệp chọn một trong các nhà cung cấp chữ ký số được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép (Chữ ký số ECA của ThaisonSoft,…).
- Bước 2: Cài đặt chữ ký số lên máy tính
Cắm USB Token vào máy tính và cài đặt phần mềm điều khiển do nhà cung cấp chữ ký số cung cấp.
- Bước 3: Đăng nhập hệ thống thuế điện tử
Truy cập website https://thuedientu.gdt.gov.vn
Chọn mục “Doanh nghiệp” và đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu đã đăng ký.
Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp/đơn vị chưa có tài khoản thuế điện tử cần nhấn chọn “Đăng ký”.
- Bước 4: Đăng ký chữ ký số trên hệ thống
Sau khi đăng nhập, người dùng nhập mã số thuế của doanh nghiệp rồi nhấn chọn ô “Tiếp tục”
Khi hệ thống xuất hiện tờ khai “Thông tin người nộp thuế” tiến hành điền thông tin còn thiếu bằng cách nhập tên người đại diện pháp luật, số điện thoại, email… . nhập mật khẩu đăng nhập và xác nhận mật khẩu.
Tiếp theo:
=> Nhấn chọn “Đọc CKS” để đăng ký chữ ký số trên máy.
=> Nhấn chọn ô “Tiếp tục” để chuyển sang bước sau.
Khi này, hộp thoại chữ ký số xuất hiện, người dùng nhập “Số Pin” và nhấn “Chấp nhận”.
Sau khi hộp thoại mất, thông tin chữ ký số đã được cập nhật trên hệ thống. Người dùng nhấn chọn ô “Tiếp tục” để đi tiếp.
Trên màn hình hiển thị tờ khai nhấn chọn “Tiếp tục”
Cuối cùng, kiểm tra thông tin trên tờ khai. Khi các thông tin đã chính xác nhấn chọn “Ký và gửi”.
- Bước 5: Gửi thông tin và chờ xác nhận
Sau khi gửi hồ sơ điện tử, hệ thống thuế sẽ xử lý và phản hồi. Doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng phê duyệt ngay trên cổng thông tin điện tử cửa cơ quan thuế.
3. Lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số
Việc sử dụng, bảo quản chữ ký số có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Khi sử dụng chữ ký số doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:
- Đảm bảo chữ ký số (USB Token) đang sử dụng hoặc hết hạn.
- Đăng ký thông tin chính xác, trùng khớp với thông tin trên giấy phép kinh doanh
- Bảo mật mã PIN để tránh bị mất quyền kiểm soát chữ ký số và thực hiện đổi mã PIN định kỳ.
- Gia hạn chữ ký số trước thời điểm hết hạn để tránh gián đoạn nộp thuế.
- Cất giữ chữ ký số trong tủ có khóa, nơi thoáng mát giúp chữ ký số tránh va đập và không bị hư hỏng.
Hiện nay, việc đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế là thủ tục bắt buộc và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh. Thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng kê khai thuế mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Quý doanh nghiệp, cá nhân quan tâm vui lòng liên hệ theo đường dây nóng 19004767 hoặc 19004768 để được hỗ trợ về chữ ký số tốt nhất.