Trong quá trình sử dụng chữ ký số USB Token, không ít người gặp tình huống USB Token bị khóa sau khi nhập sai mã PIN nhiều lần. Khi đó, người dùng không thể tiếp tục ký điện tử, dẫn đến gián đoạn công việc và có nguy cơ chậm thời hạn nộp hồ sơ. Vậy USB Token bị khóa do nhập sai PIN phải làm sao? Bài viết dưới đây BHXH sẽ giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân, cách xử lý.
1. Vì sao USB Token bị khóa khi nhập sai mã PIN?
Mã PIN là lớp bảo mật giúp xác thực người sử dụng trước khi chữ ký số được dùng để ký điện tử. Mỗi lần thực hiện ký số, hệ thống sẽ yêu cầu nhập đúng mã PIN của USB Token.
Để bảo vệ chứng thư số khỏi nguy cơ bị truy cập trái phép, hầu hết USB Token đều được thiết kế cơ chế tự động khóa khi người dùng nhập sai mã PIN liên tiếp quá số lần cho phép. Số lần nhập sai tối đa có thể khác nhau tùy từng nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số và từng loại thiết bị.
Khi USB Token bị khóa, người dùng sẽ không thể thực hiện các thao tác ký điện tử cho đến khi thiết bị được mở khóa hoặc đặt lại mã PIN theo quy trình của nhà cung cấp.
Điều quan trọng cần lưu ý là việc USB Token bị khóa không đồng nghĩa với việc chứng thư số hết hiệu lực hoặc bị hủy. Trong phần lớn trường hợp, đây chỉ là cơ chế bảo vệ nhằm ngăn chặn việc dò mã PIN và bảo đảm an toàn cho khóa bí mật lưu trên thiết bị.
Ngoài việc nhập sai mã PIN nhiều lần, một số trường hợp người dùng cũng dễ nhầm lẫn do:
- Sử dụng mã PIN cũ sau khi đã thay đổi.
- Nhầm lẫn giữa chữ hoa, chữ thường hoặc ký tự đặc biệt (nếu thiết bị hỗ trợ).
- Để nhiều người cùng sử dụng một USB Token nhưng không thống nhất mã PIN.
- Lâu ngày không sử dụng nên quên mã PIN.
Vì vậy, trước khi nhập lại nhiều lần, người dùng nên kiểm tra kỹ để tránh khiến thiết bị bị khóa.
2. USB Token bị khóa do nhập sai PIN phải làm sao?
Khi phát hiện USB Token bị khóa, người dùng không nên tiếp tục thử nhập mã PIN nhiều lần hoặc tự ý can thiệp vào thiết bị nếu không có hướng dẫn từ nhà cung cấp.
Cần liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số khi USB Token bị khóa.
Trước tiên, hãy kiểm tra thông báo hiển thị trên phần mềm quản lý USB Token hoặc ứng dụng ký số để xác định nguyên nhân. Nếu hệ thống thông báo thiết bị đã bị khóa do nhập sai mã PIN, người dùng nên dừng thao tác và liên hệ với đơn vị cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ.
Tùy theo loại USB Token và chính sách của từng nhà cung cấp, việc mở khóa có thể được thực hiện bằng các phương thức khác nhau. Trong nhiều trường hợp, đơn vị cung cấp sẽ hỗ trợ mở khóa hoặc đặt lại mã PIN sau khi xác minh thông tin chủ sở hữu. Một số thiết bị có thể yêu cầu thực hiện trực tiếp tại phần mềm quản lý, trong khi một số trường hợp khác cần sự hỗ trợ từ bộ phận kỹ thuật.
Nếu USB Token bị khóa trong thời điểm cần xử lý hồ sơ gấp, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ ngay với đơn vị cung cấp để được hướng dẫn sớm nhất, tránh ảnh hưởng đến tiến độ kê khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử hoặc các giao dịch điện tử khác.
Trong quá trình hỗ trợ, người dùng nên chuẩn bị sẵn các thông tin như tên doanh nghiệp, mã số thuế, số seri USB Token hoặc các thông tin xác thực khác theo yêu cầu của nhà cung cấp để việc xử lý diễn ra nhanh chóng.
Đặc biệt, người dùng không nên tự tải các phần mềm không rõ nguồn gốc hoặc sử dụng công cụ mở khóa được chia sẻ trên Internet. Những phần mềm này có thể tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn thông tin, làm hỏng thiết bị hoặc ảnh hưởng đến chứng thư số đang sử dụng.
3. Cách hạn chế USB Token bị khóa do quên hoặc nhập sai mã PIN
Mặc dù lỗi nhập sai mã PIN khá phổ biến, người dùng hoàn toàn có thể hạn chế tình trạng này bằng một số thói quen sử dụng an toàn.
Chọn mã PIN USB Token dễ nhớ nhưng không dễ đoán.
Trước hết, nên lựa chọn mã PIN dễ nhớ đối với người sử dụng nhưng không quá đơn giản để bảo đảm tính bảo mật. Sau khi thay đổi mã PIN mặc định, cần lưu lại ở nơi an toàn hoặc sử dụng phương pháp quản lý mật khẩu phù hợp để tránh quên.
Đối với doanh nghiệp có nhiều nhân sự sử dụng chữ ký số, nên phân công người quản lý USB Token và hạn chế việc chia sẻ mã PIN cho quá nhiều người. Điều này vừa giúp bảo đảm an toàn thông tin, vừa tránh tình trạng nhiều người nhập thử các mã PIN khác nhau dẫn đến thiết bị bị khóa.
Ngoài ra, người dùng nên kiểm tra kỹ mã PIN trước khi xác nhận ký điện tử. Nếu không chắc chắn, không nên tiếp tục thử nhiều lần liên tiếp mà nên kiểm tra lại thông tin hoặc liên hệ với người quản lý chữ ký số của doanh nghiệp.
Bên cạnh việc quản lý mã PIN, doanh nghiệp cũng cần thường xuyên kiểm tra thời hạn hiệu lực của chứng thư số để tránh phát sinh đồng thời nhiều sự cố như chữ ký số hết hạn, USB Token bị khóa hoặc lỗi phần mềm ký số trong cùng một thời điểm.
Trong trường hợp doanh nghiệp thường xuyên phải ký số với tần suất lớn hoặc có nhiều người cùng xử lý hồ sơ điện tử, có thể cân nhắc sử dụng chữ ký số từ xa để giảm phụ thuộc vào thiết bị USB Token và tăng tính linh hoạt trong quá trình ký điện tử.
USB Token bị khóa do nhập sai mã PIN là sự cố khá phổ biến nhưng hoàn toàn có thể xử lý nếu người dùng thực hiện đúng hướng dẫn của đơn vị cung cấp chữ ký số. Quan trọng nhất là không nên cố gắng nhập nhiều lần khi không chắc chắn về mã PIN, đồng thời không sử dụng các công cụ mở khóa không rõ nguồn gốc để tránh ảnh hưởng đến thiết bị và chứng thư số.
Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp số, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn hiện cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng ECA dành cho doanh nghiệp và cá nhân. Đội ngũ kỹ thuật của ECA luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong quá trình cài đặt, sử dụng, xử lý sự cố USB Token cũng như gia hạn và quản lý chữ ký số, giúp doanh nghiệp duy trì các giao dịch điện tử an toàn và liên tục.