Đối với doanh nghiệp, khi thông tin tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH) của người lao động không khớp CCCD có thể làm gián đoạn việc giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, chế độ chế độ TNLĐ-BNN hay hưu trí cho người lao động, đồng thời gây ách tắc trong quá trình nộp hồ sơ giao dịch điện tử. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn doanh nghiệp xử lý dứt điểm lỗi sai thông tin CCCD cho người lao động giúp quá trình giải quyết chế độ BHXH được nhanh chóng, thuận lợi.
1. Nguyên nhân phổ biến dẫn đến thông tin BHXH không khớp CCCD
Trước khi thực hiện điều chỉnh thông tin CCCD, bộ phận HR (hoặc người phụ trách) của doanh nghiệp cần xác định rõ nguyên nhân số CCCD có sai lệch:
- Sai sót khi nhập liệu: Lỗi thao tác từ phía bộ phận HR khi kê khai hoặc lỗi từ cơ quan BHXH trong quá trình khởi tạo mã số BHXH lần đầu.
- Thay đổi thông tin cá nhân: Người lao động đính chính lại họ tên, ngày tháng năm sinh trên giấy khai sinh/CCCD mới theo quyết định của cơ quan nhà nước.
- Chuyển đổi giấy tờ tùy thân: Người lao động thay đổi từ CMND 9 số/12 số sang CCCD gắn chip nhưng chưa thực hiện cập nhật thông tin trên hệ thống BHXH.
- Trùng lặp mã số BHXH: Người lao động có nhiều mã số BHXH do quá trình làm việc tại nhiều công ty khác nhau.
Việc xác định rõ nguyên nhân, giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ minh chứng phù hợp, tạo thuận lợi cho quá trình thực hiện điều chỉnh.
2. Xử lý thông tin BHXH của người lao động không khớp CCCD
Tùy thuộc vào nguồn lực và tính chất công việc, bộ phận HR có thể lựa chọn xử lý thông tin BHXH của NLĐ bị sai thông tin CCCD bằng một trong 2 cách: nộp hồ sơ điều chỉnh thay NLĐ qua phần mềm của doanh nghiệp hoặc hướng dẫn nhân viên tự làm qua ứng dụng VssID.
CÁCH 1: Cán bộ HR thực hiện nộp hồ sơ điều chỉnh thay cho người lao động
Thường áp dụng đối với trường hợp:
- Doanh nghiệp muốn chủ động xử lý đồng bộ thông tin cho NLĐ;
- Có nhiều NLĐ cùng sai thông tin về CCCD;
- Cần giải quyết các chế độ BHXH cho người lao động;
- Người lao động không rành thao tác trực tuyến.
1. Hồ sơ điều chỉnh thông tin
Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh thông tin tham gia BHXH gồm có:
- Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (ghi rõ nội dung đề nghị điều chỉnh thông tin cá nhân/số CCCD) do NLĐ lập và ký xác nhận phần thông tin thay đổi.
- Mẫu D02-LT: Bảng kê thông tin/Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (trường hợp điều chỉnh đồng loạt hoặc điều chỉnh theo đợt báo tăng/giảm).
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS): Áp dụng nếu hồ sơ có văn bản, chứng từ làm căn cứ điều chỉnh kèm theo.
- Giấy tờ chứng minh do NLĐ cung cấp: Bản sao chứng thực CCCD gắn chip mới nhất hoặc bản sao chứng thực giấy khai sinh (đối với trường hợp thay đổi thông tin nhân thân như họ tên, ngày sinh).
2. Các bước thực hiện trên phần mềm BHXH điện tử
Bước 1: Lập hồ sơ trên phần mềm BHXH điện tử
- Cán bộ HR đăng nhập phần mềm kê khai BHXH điện tử của doanh nghiệp (VD: Phần mềm BHXH điện tử EBH của Thái Sơn, phần mềm EFY, VNPT, Viettel, BKAV,…),
- Chọn thủ tục “Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT” (Hồ sơ theo phiếu giao nhận 608 hoặc tương đương).
- Kê khai thông tin: Nhập chính xác thông tin cần điều chỉnh (Số CCCD mới, họ tên, ngày sinh chuẩn chỉnh theo dữ liệu dân cư) của người lao động.
- Đính kèm tài liệu: HR Scan Mẫu TK1-TS và CCCD/Giấy khai sinh tải lên hệ thống.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Sau khi hoàn tất kê khai thông tin, HR thực hiện ký điện tử và nhấn nộp hồ sơ và gửi đến cơ quan BHXH trực tiếp quản lý doanh nghiệp.
Bước 3: Nhận kết quả
Theo dõi trạng thái hồ sơ trên hệ thống trong vòng 03 – 05 ngày làm việc. Sau khi cơ quan BHXH phê duyệt. HR thông báo cho NLĐ kiểm tra lại thông tin đã được đồng bộ trên ứng dụng VssID hoặc Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam.
CÁCH 2: Cán bộ HR hướng dẫn người lao động tự điều chỉnh thông tin CCCD thông qua ứng dụng VssID
Thường áp dụng cho trường hợp:
- Thông tin sai lệch nhỏ (ví dụ: cập nhật số CMND 9 số lên CCCD 12 số);
- Người lao động muốn chủ động thao tác trực tiếp trên điện thoại.
Điều kiện thực hiện:
- Người lao động đã cài đặt và có tài khoản ứng dụng VssID (Bảo hiểm xã hội số) trên điện thoại thông minh.
- Điện thoại có camera để chụp ảnh giấy tờ tùy thân.
3. HR hướng dẫn người lao động thực hiện thay đổi thông tin CCCD
HR hướng dẫn người lao động thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Đăng nhập VssID
NLĐ mở ứng dụng VssID trên điện thoại và đăng nhập thông qua tài khoản định danh điện tử (VNeID) mức độ 2.
Bước 2: Nhập thông tin điều chỉnh
Truy cập mục dịch vụ công:
- Tại giao diện chính, chọn mục “Dịch vụ công” Chọn tiếp thủ tục “Thay đổi thông tin tham gia BHXH, BHYT”.
- Cập nhật nội dung thay đổi: Tích chọn vào mục thông tin cần thay đổi (ví dụ: số giấy tờ tùy thân, họ tên, ngày tháng năm sinh).
- Nhập lại thông tin chính xác theo CCCD gắn chip.
- Đính kèm bản chụp CCCD minh chứng: Chụp ảnh rõ nét 2 mặt CCCD gắn chip hoặc các giấy tờ pháp lý liên quan tải lên hệ thống theo yêu cầu của ứng dụng.
Bước 3: Gửi hồ sơ
- Nhập mã xác thực (OTP) được gửi về số điện thoại cá nhân và bấm xác nhận gửi hồ sơ tới cơ quan BHXH (Hoặc kiểm tra email đã đăng ký để nhận hướng dẫn xác minh thông tin).
- Đến cơ quan Bảo hiểm xã hội gần nhất, mang theo giấy tờ tùy thân (CCCD, CMND hoặc hộ chiếu) để xác nhận thay đổi thông tin.
Bước 4: Nhận kết quả
- NLĐ theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ ngay tại mục “Quản lý hồ sơ đã nộp” trên ứng dụng VssID.
- Trường hợp hồ sơ được thông qua, hệ thống gửi thông báo trên ứng dụng, số CCCD mới sẽ được cập nhật trên hệ thống VssID.
3. Các thông tin về BHXH cần phải cập nhật khi bị sai hoặc có thay đổi
Để có thể hưởng các chế độ BHXH một cách thuận lợi thì thông tin tham gia BHXH của NLĐ cần phải trùng khớp với thông tin định danh điện tử. Do đó, Ngoài thông tin về CCCD khi có sai lệch hoặc thay đổi các thông tin cá nhân khác, người lao động cần cập nhật lại.
Dưới đây là các thông tin BHXH thường bị sai cần phải cập nhật:
- Số điện thoại liên lạc;
- Địa chỉ email cá nhân;
- Địa chỉ liên hệ nơi cư trú;
- Số căn cước công dân (CCCD) gắn chip
- Tài khoản hưởng an sinh xã hội.
Các thông tin có thể tự cập nhật online (qua VssID hoặc Cổng dịch vụ công BHXH hoặc VNeID). Thời gian giải quyết hồ sơ sẽ căn cứ vào từng trường hợp cụ thể. Đối với các thủ tục phức tạp thời gian giải quyết thực tế có thể kéo dài.
Xem thêm: Hướng dẫn kiểm tra bảo hiểm y tế bằng CCCD
Trên đây là hướng dẫn doanh nghiệp xử lý thông tin BHXH của người lao động không khớp CCCD. Việc xử lý kịp thời tình trạng thông tin BHXH không khớp CCCD giúp doanh nghiệp đảm bảo tính tuân thủ pháp luật lao động, đồng thời giúp NLĐ không bị gián đoạn quyền lợi hoặc gặp khó khăn khi thụ hưởng các chế độ bảo hiểm ngắn hạn và dài hạn. Bộ phận Nhân sự nên tổ chức các đợt rà soát định kỳ (đặc biệt đối với nhân sự mới tuyển dụng) và khuyến khích NLĐ chủ động cài đặt ứng dụng VssID để kiểm tra dữ liệu cá nhân. Việc này sẽ hạn chế tối đa tình trạng “treo” hồ sơ hay chậm trễ giải quyết các quyền lợi bảo hiểm thiết thực trong tương lai.
Thu Hương