Chữ ký số là công cụ quan trọng để xác thực và ký kết hợp đồng điện tử. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp băn khoăn liệu chữ ký số hết hạn có làm mất giá trị pháp lý của hợp đồng đã ký hay không? Cùng BHXH tìm hiểu quy định để sử dụng hợp đồng điện tử đúng cách và hạn chế rủi ro pháp lý.
1. Chữ ký số hết hạn có làm mất giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử đã ký?
Để trả lời câu hỏi này, cần phân biệt rõ giữa thời điểm ký kết hợp đồng và thời điểm chứng thư số hết hiệu lực.
Chữ ký số được sử dụng để xác nhận danh tính của người ký và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu tại thời điểm giao kết hợp đồng. Khi các bên thực hiện ký số, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian ký, thông tin chứng thư số và trạng thái hiệu lực của chứng thư tại thời điểm đó.
Chữ ký số hết hạn là trường hợp thường xuyên xảy ra.
Nếu tại thời điểm ký kết, chứng thư số của người ký còn hiệu lực, được cấp hợp pháp và việc ký số được thực hiện đúng quy định thì hợp đồng điện tử vẫn có giá trị pháp lý, kể cả khi chứng thư số hết hạn sau đó.
Nói cách khác, việc chứng thư số hết hạn trong tương lai không làm mất hiệu lực của chữ ký số đã được tạo ra hợp lệ trước đó. Giá trị pháp lý của hợp đồng được xác lập từ thời điểm các bên hoàn tất việc ký kết, không phụ thuộc vào việc chứng thư số còn hay đã hết hạn sau khi hợp đồng được ký.
Ví dụ, doanh nghiệp ký hợp đồng điện tử vào tháng 3/2026 bằng chứng thư số còn hiệu lực đến tháng 6/2026. Sau khi chứng thư số hết hạn vào tháng 6/2026, hợp đồng đã được ký từ tháng 3/2026 vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp nào chữ ký số hết hạn có thể ảnh hưởng đến hợp đồng điện tử?
Mặc dù việc hết hạn chứng thư số không làm mất hiệu lực của hợp đồng đã ký hợp lệ, nhưng trong một số trường hợp, doanh nghiệp vẫn có thể gặp khó khăn khi xác minh hoặc thực hiện giao dịch liên quan đến hợp đồng.
Trường hợp phổ biến nhất là hợp đồng chưa được ký hoàn tất trước khi chứng thư số hết hạn. Nếu một bên đã ký nhưng bên còn lại thực hiện ký sau thời điểm chứng thư số của mình hết hiệu lực, việc ký số sẽ không hợp lệ và hợp đồng chưa được xác lập đầy đủ theo thỏa thuận giữa các bên.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần ký phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hoặc các tài liệu phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng thì chữ ký số đang sử dụng phải còn hiệu lực tại thời điểm ký các văn bản đó.
Một số đơn vị cũng có thể gặp khó khăn trong việc kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số đối với các hợp đồng đã ký từ nhiều năm trước nếu không lưu trữ đầy đủ hồ sơ điện tử, thông tin chứng thư số hoặc dữ liệu xác thực liên quan.
>>> Xem thêm: dịch vụ chữ ký số
Vì vậy, bên cạnh việc sử dụng chữ ký số hợp lệ, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ điện tử khoa học để phục vụ công tác đối chiếu, kiểm tra và giải quyết tranh chấp khi cần thiết.
3. Doanh nghiệp cần làm gì khi chữ ký số sắp hết hạn?
Để tránh gián đoạn hoạt động ký kết và giao dịch điện tử, doanh nghiệp nên chủ động theo dõi thời hạn chứng thư số và thực hiện gia hạn trước khi hết hiệu lực.
Cần gia hạn ngay khi trước khi chữ ký số hết hạn.
Việc gia hạn kịp thời không nhằm duy trì giá trị pháp lý cho các hợp đồng đã ký trước đó mà nhằm bảo đảm doanh nghiệp có thể tiếp tục thực hiện các giao dịch điện tử mới một cách hợp pháp.
Đối với các hợp đồng điện tử có thời gian thực hiện dài, doanh nghiệp cũng nên lưu giữ đầy đủ bản hợp đồng đã ký, thông tin thời gian ký, dữ liệu xác thực và các tài liệu liên quan để phục vụ việc chứng minh tính hợp lệ của giao dịch khi cần thiết.
Hiện nay, chữ ký số không chỉ được sử dụng trong ký kết hợp đồng điện tử mà còn đóng vai trò quan trọng trong nhiều giao dịch số khác như khai thuế điện tử, hóa đơn điện tử, hải quan điện tử, bảo hiểm xã hội và dịch vụ công trực tuyến.
Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực giải pháp số, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn hiện cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng ECA dành cho doanh nghiệp và cá nhân. Chữ ký số ECA đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật hiện hành, hỗ trợ người dùng thực hiện các giao dịch điện tử an toàn, thuận tiện và liên tục trong quá trình chuyển đổi số.
Tóm lại, chữ ký số hết hạn không làm mất giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử nếu việc ký kết được thực hiện tại thời điểm chứng thư số còn hiệu lực và đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp luật. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần chủ động gia hạn chữ ký số đúng thời hạn để bảo đảm các giao dịch điện tử tiếp theo được thực hiện liên tục và không bị gián đoạn.