Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, hợp đồng điện tử đang dần thay thế các loại hợp đồng giấy truyền thống nhờ tính tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích mang lại, nhiều người vẫn băn khoăn liệu khi xảy ra tranh chấp, hợp đồng điện tử có dùng làm chứng cứ trước tòa được không?. Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng bởi giá trị chứng minh của hợp đồng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của các bên trong quá trình giải quyết tranh chấp. Cùng BHXH tham khảo thông tin ngay dưới đây nhé.
Hợp đồng điện tử dùng làm chứng cứ trước tòa khi xảy ra tranh chấp.
1. Khẳng định giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử giống như hợp đồng giấy
Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo thông qua phương tiện điện tử như phần cứng, phần mềm, hệ thống thông tin hoặc phương tiện khác hoạt động dựa trên công nghệ thông tin, công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ khác tương tự.
Căn cứ theo Điều 34, Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định về hợp đồng điện tử như sau:
| 1. Hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng. |
Như vậy, Luật Giao dịch điện tử hiện hành khẳng định hợp đồng điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Hợp đồng điện tử được công nhận có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bằng văn bản nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật.
Để được pháp luật bảo vệ, hợp đồng điện tử cần đảm bảo các yếu tố hợp pháp theo quy định của Luật Dân sự hiện hành và các yếu tố về hình thức giao dịch theo Luật giao dịch điện tử như:
- Chủ thể giao kết có đầy đủ năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự;
- Nội dung hợp đồng không vi phạm điều cấm của pháp luật;
- Các bên tham gia hoàn toàn tự nguyện;
- Hợp đồng được ký kết đúng hình thức theo quy định;
- Dữ liệu điện tử đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy cập khi cần thiết.
2. Khi xảy ra tranh chấp, hợp đồng điện tử có được dùng làm chứng cứ trước tòa không?
Theo quy định của pháp luật tố tụng, dữ liệu điện tử là một trong những nguồn chứng cứ được sử dụng trong quá trình giải quyết vụ án dân sự, kinh doanh thương mại hoặc lao động. Do đó, hợp đồng điện tử hoàn toàn có thể được sử dụng làm chứng cứ trước tòa án khi phát sinh tranh chấp giữa các bên.
Trên thực tế, nhiều tranh chấp thương mại hiện nay đã sử dụng các loại tài liệu điện tử như:
- Hợp đồng điện tử;
- Email giao dịch;
- Biên bản điện tử;
- Hóa đơn điện tử;
- Nhật ký giao dịch trên hệ thống;
- Dữ liệu lưu trữ trên nền tảng số.
Các tài liệu này đều có thể được tòa án xem xét, đánh giá để xác định sự thật khách quan của vụ việc.
>>> Xem thêm: ký hợp đồng online, Báo giá phần mềm hợp đồng điện tử
3. Điều kiện để hợp đồng điện tử được chấp nhận làm chứng cứ
Mặc dù hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý, được công nhận là nguồn chứng cứ, nhưng giá trị chứng minh của hợp đồng điện tử còn phụ thuộc vào khả năng xác thực và độ tin cậy của dữ liệu.
Điều kiện để hợp đồng điện tử được chấp nhận làm chứng cứ.
Một hợp đồng điện tử thường được đánh giá cao về giá trị chứng cứ khi đáp ứng các điều kiện sau:
a. Xác định được người ký hợp đồng
Dữ liệu phải chứng minh được danh tính của chủ thể tham gia ký kết.
Đây là lý do nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn sử dụng chữ ký số hoặc các giải pháp ký điện tử có cơ chế xác thực danh tính để tăng giá trị pháp lý của hợp đồng.
b. Bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu
Nội dung hợp đồng phải được lưu trữ nguyên vẹn kể từ thời điểm ký kết.
Nếu dữ liệu bị chỉnh sửa, cắt ghép hoặc không chứng minh được tính toàn vẹn thì giá trị chứng cứ có thể bị giảm hoặc không được chấp nhận.
c. Có thể truy xuất và kiểm tra khi cần thiết
Thông điệp dữ liệu phải được lưu trữ an toàn, có thể truy cập, kiểm tra và đối chiếu trong suốt thời gian lưu giữ. Khả năng truy xuất lịch sử giao dịch, thời gian ký và các thông tin xác thực khác là yếu tố quan trọng giúp tòa án đánh giá chứng cứ.
Những loại bằng chứng giúp tăng giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử
Khi phát sinh tranh chấp, ngoài hợp đồng điện tử, các bên nên lưu giữ thêm các tài liệu liên quan để củng cố hồ sơ chứng cứ. Một số loại tài liệu thường được sử dụng gồm:
- Chứng thư số của người ký;
- Nhật ký ký điện tử (Audit Trail);
- Thông tin xác thực OTP;
- Email xác nhận giao dịch;
- Tin nhắn trao đổi liên quan đến việc ký kết;
- Biên bản nghiệm thu điện tử;
- Hóa đơn điện tử;
- Dữ liệu lưu trữ trên hệ thống quản lý hợp đồng.
Việc lưu trữ đầy đủ các tài liệu này sẽ giúp chứng minh quá trình giao kết, thực hiện hợp đồng và hạn chế rủi ro khi xảy ra tranh chấp.
4. Doanh nghiệp cần làm gì để hợp đồng điện tử có giá trị chứng cứ cao?
Sử dụng chữ ký số ký hợp đồng điện tử để nâng cao giá trị pháp lý.
Trên thực tế, không phải hợp đồng điện tử nào cũng được công nhận làm chứng cứ trước tòa và có giá trị bảo vệ lợi ích của các bên ký. Dưới đây là một số yếu tố giúp doanh nghiệp nâng cao giá trị chứng cứ của hợp đồng điện tử.
a. Sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng điện tử
Khi ký hợp đồng điện tử, doanh nghiệp, đơn vị cần sử dụng chữ ký số an toàn được Bộ thông tin và truyền thông cấp phép. Điều này giúp nâng cao tính pháp lý của hợp đồng điện tử đồng thời xác thực người ký chính xác và bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu.
b. Lưu trữ dữ liệu an toàn
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình lưu trữ hợp đồng điện tử khoa học, bảo đảm dữ liệu không bị mất mát hoặc thay đổi trái phép. Đồng thời nên thực hiện sao lưu định kỳ và sử dụng hệ thống lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật đồng thời thường xuyên đối soát, quản lý lịch sử giao dịch chặt chẽ.
Các thông tin như thời gian ký, địa chỉ IP, phương thức xác thực, nhật ký thao tác của người dùng cần được lưu giữ đầy đủ để phục vụ công tác đối chiếu khi có tranh chấp.
Như vậy, theo quy định của pháp luật Việt Nam, hợp đồng điện tử hoàn toàn có thể được sử dụng làm chứng cứ trước tòa án khi phát sinh tranh chấp nếu đáp ứng các điều kiện về tính xác thực, toàn vẹn và khả năng truy xuất dữ liệu. Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín, cùng với đó là xây dựng quy trình lưu trữ dữ liệu chặt chẽ. Điều này không chỉ giúp nâng cao giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử mà còn góp phần giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động và phát triển doanh nghiệp.