Từ ngày 01/07/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia sẽ chính thức vận hành theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Để bảo đảm dữ liệu hợp đồng lao động điện tử đáp ứng các yêu cầu về xác thực, lưu trữ, truy xuất và kết nối với nền tảng quản lý mới, doanh nghiệp cần chủ động rà soát, chuẩn hóa hồ sơ hiện có. Dưới đây BHXH cung cấp những nội dung doanh nghiệp cần lưu ý khi rà soát hợp đồng điện tử trước ngày 01/07/2026.
Rà soát hợp đồng lao động điện tử để quản lý theo mã định danh mới
1. Rà soát hợp đồng điện tử trước ngày 01/07/2026
Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử sẽ được quản lý thông qua cơ chế cấp mã định danh (ID), kết nối với nền tảng quốc gia và thực hiện các yêu cầu về xác thực, lưu trữ, truy xuất dữ liệu theo tiêu chuẩn thống nhất.
Việc chủ động kiểm tra, chuẩn hóa hồ sơ trước ngày 01/07/2026 theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 08/2026/TT-BNV sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, tránh thất lạc dữ liệu và thuận lợi trong quá trình chuyển đổi sang mô hình quản lý hợp đồng điện tử theo quy định mới.
2. Những loại hợp đồng cần được rà soát
Doanh nghiệp nên lập danh mục toàn bộ hợp đồng lao động điện tử đang được lưu trữ, bao gồm:
- Hợp đồng lao động còn hiệu lực.
- Hợp đồng lao động đã hết hiệu lực nhưng vẫn thuộc thời hạn lưu trữ hồ sơ.
- Phụ lục hợp đồng điện tử.
- Thỏa thuận sửa đổi, bổ sung hợp đồng.
- Quyết định gia hạn hợp đồng.
- Văn bản chấm dứt hợp đồng được ký dưới dạng điện tử.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần rà soát các hồ sơ phát sinh trong quá trình giao kết hợp đồng như biên bản xác nhận, thông báo tuyển dụng, thư mời nhận việc hoặc các tài liệu điện tử có liên quan đến quan hệ lao động.
Việc thống kê đầy đủ dữ liệu ngay từ đầu sẽ giúp tránh bỏ sót hồ sơ khi thực hiện chuyển đổi hoặc đối chiếu với nền tảng quản lý mới.
3. Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký điện tử
Một trong những nội dung quan trọng nhất khi rà soát hợp đồng điện tử là kiểm tra chữ ký điện tử của các bên tham gia giao kết.
Doanh nghiệp cần xác định:
- Người ký có đúng thẩm quyền hay không.
- Chữ ký điện tử có còn khả năng xác minh hay không.
- Chứng thư số sử dụng tại thời điểm ký có hợp lệ hay không.
- Dữ liệu chữ ký có bị lỗi hoặc mất khả năng kiểm chứng hay không.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp triển khai hợp đồng điện tử từ nhiều năm trước nhưng không thường xuyên kiểm tra khả năng xác thực của chữ ký số. Khi phát sinh tranh chấp hoặc yêu cầu đối chiếu hồ sơ, việc không chứng minh được tính hợp lệ của chữ ký điện tử có thể làm giảm giá trị chứng cứ của hợp đồng.
Do đó, việc rà soát sớm sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện các trường hợp cần bổ sung hồ sơ hoặc thực hiện các biện pháp lưu trữ chứng cứ điện tử phù hợp.
4. Đánh giá tính toàn vẹn của dữ liệu hợp đồng
Bên cạnh chữ ký điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra tính toàn vẹn của toàn bộ dữ liệu hợp đồng.
Các nội dung cần rà soát gồm:
- File hợp đồng có còn đọc được hay không.
- Dữ liệu có bị chỉnh sửa sau khi ký hay không.
- Hệ thống có lưu vết lịch sử thay đổi hay không.
- Có thể chứng minh thời điểm giao kết hay không.
- Có thể truy xuất bản hợp đồng gốc khi cần thiết hay không.
Đây là yêu cầu đặc biệt quan trọng bởi pháp luật về giao dịch điện tử và hợp đồng lao động điện tử đều đặt ra nguyên tắc bảo đảm tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu.
Nếu hợp đồng không còn khả năng chứng minh tính nguyên vẹn, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi giải quyết tranh chấp lao động hoặc khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ.
5. Kiểm tra khả năng lưu trữ và truy xuất hồ sơ
Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang lưu hợp đồng điện tử trên nhiều nền tảng khác nhau như:
- Máy chủ nội bộ.
- Phần mềm quản trị nhân sự.
- Hệ thống lưu trữ đám mây.
- Dịch vụ hợp đồng điện tử của bên thứ ba.
Doanh nghiệp cần đánh giá khả năng truy xuất hồ sơ trong dài hạn bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
- Dữ liệu có được sao lưu định kỳ hay không?
- Có cơ chế khôi phục dữ liệu khi xảy ra sự cố hay không?
- Hồ sơ có thể tìm kiếm nhanh chóng theo người lao động hay không?
- Khi nhà cung cấp dịch vụ thay đổi hoặc chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp có thể tiếp tục khai thác dữ liệu hay không?
Mục tiêu của việc rà soát là bảo đảm doanh nghiệp luôn kiểm soát được dữ liệu hợp đồng lao động và không phụ thuộc hoàn toàn vào một nền tảng kỹ thuật cụ thể.
Phân loại thông tin người lao động một cách khoa học
6. Rà soát thông tin người lao động
Trước thời điểm 01/07/2026, doanh nghiệp nên thực hiện đối chiếu lại thông tin nhận dạng của người lao động trong hợp đồng điện tử.
Các nội dung cần kiểm tra bao gồm:
- Họ và tên.
- Ngày tháng năm sinh.
- Số căn cước công dân.
- Địa chỉ liên hệ.
- Mã số bảo hiểm xã hội.
- Chức danh công việc.
- Thời hạn hợp đồng.
Việc chuẩn hóa dữ liệu nhân sự không chỉ giúp nâng cao chất lượng quản trị mà còn hỗ trợ quá trình kết nối, đồng bộ dữ liệu với các hệ thống quản lý điện tử của cơ quan nhà nước trong tương lai.
7. Xây dựng kế hoạch chuẩn hóa dữ liệu trước ngày 01/07/2026
Sau khi hoàn thành việc rà soát, doanh nghiệp nên lập kế hoạch chuẩn hóa dữ liệu theo từng giai đoạn.
Giai đoạn 1: Kiểm kê toàn bộ hợp đồng điện tử hiện có.
Giai đoạn 2: Phân loại hợp đồng còn hiệu lực và hợp đồng đã chấm dứt.
Giai đoạn 3: Kiểm tra chữ ký điện tử, dấu thời gian và khả năng xác thực.
Giai đoạn 4: Chuẩn hóa thông tin người lao động.
Giai đoạn 5: Đánh giá hệ thống lưu trữ và khả năng kết nối nền tảng quốc gia.
Giai đoạn 6: Khắc phục các hồ sơ có sai sót hoặc thiếu dữ liệu.
Việc triển khai theo lộ trình sẽ giúp doanh nghiệp tránh áp lực xử lý đồng loạt khi thời điểm áp dụng quy định mới đến gần.
>>> Xem thêm: phần mềm hợp đồng điện tử, quy trình ký kết hợp đồng điện tử
8. Đánh giá nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử
Đối với doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ eContract từ bên thứ ba, cần rà soát khả năng đáp ứng quy định mới của nhà cung cấp.
Một số vấn đề cần xem xét gồm:
- Khả năng kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.
- Cơ chế lưu trữ và sao lưu dữ liệu.
- Khả năng cấp nhật ký giao dịch.
- Cơ chế xác thực người dùng.
- Chính sách bảo mật thông tin.
- Phương án xuất dữ liệu khi doanh nghiệp chấm dứt sử dụng dịch vụ.
Nếu hệ thống hiện tại không đáp ứng yêu cầu kết nối hoặc quản lý dữ liệu theo quy định mới, doanh nghiệp nên chủ động xây dựng kế hoạch nâng cấp hoặc chuyển đổi từ sớm.
Như vậy, trước ngày 01/07/2026, doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra chữ ký điện tử, đánh giá chất lượng dữ liệu, chuẩn hóa thông tin người lao động và rà soát hệ thống lưu trữ ngay từ bây giờ. Việc chuẩn bị sớm, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng lao động điện tử phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển đổi sang mô hình quản lý hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV diễn ra thuận lợi, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.