Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện chữ ký số đã hết hạn khi đang xuất hóa đơn điện tử hoặc kê khai thuế. Lúc này, một trong những vấn đề được quan tâm nhiều nhất là: hóa đơn đã phát hành trước đó có còn giá trị pháp lý không? Nếu chữ ký số hết hạn rồi thì hóa đơn điện tử có bị ảnh hưởng hay không? Cùng BHXH tìm hiểu thông tin bài ngay dưới đây nhé.
1. Hóa đơn đã phát hành có còn giá trị khi chữ ký số hết hạn?
Nhiều người nhầm rằng khi chữ ký số hết hạn thì toàn bộ hóa đơn điện tử trước đó sẽ mất hiệu lực. Thực tế không phải như vậy. Nếu hóa đơn điện tử đã được ký số và phát hành trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực thì hóa đơn đó vẫn có giá trị pháp lý. Việc chữ ký số hết hạn sau thời điểm phát hành không làm mất hiệu lực của hóa đơn đã ký hợp lệ trước đó.
Điều quan trọng là thời điểm ký số trên hóa đơn phải nằm trong thời hạn hiệu lực của chứng thư số. Khi cơ quan thuế hoặc bên nhận hóa đơn kiểm tra, hệ thống vẫn có thể đối chiếu được trạng thái hiệu lực của chứng thư số tại thời điểm ký.
Tuy nhiên, nếu chữ ký số đã hết hạn mà doanh nghiệp tiếp tục ký và phát hành hóa đơn mới thì hệ thống có thể báo lỗi hoặc hóa đơn không đáp ứng điều kiện hợp lệ để giao dịch điện tử. Trên thực tế, khi chữ ký số hết hạn, nhiều phần mềm hóa đơn điện tử sẽ không cho phép thực hiện thao tác ký phát hành cho đến khi doanh nghiệp gia hạn hoặc cập nhật chứng thư số mới.
Ngoài việc xuất hóa đơn, chữ ký số hết hạn còn có thể ảnh hưởng đến nhiều nghiệp vụ khác như:
- Kê khai và nộp thuế điện tử
- Nộp bảo hiểm xã hội điện tử
- Ký hợp đồng điện tử
- Giao dịch hải quan điện tử
- Thực hiện thủ tục trên cổng dịch vụ công…
Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động theo dõi thời hạn chứng thư số để tránh gián đoạn hoạt động.
2. Chữ ký số hết hạn có xuất được hóa đơn điện tử không?
Chữ ký số hết hạn không xuất được HĐĐT.
Câu trả lời là không. Khi chứng thư số hết hiệu lực, doanh nghiệp sẽ không thể tiếp tục ký số lên hóa đơn điện tử mới. Điều này xảy ra vì hệ thống không còn xác thực được tính hợp lệ của chữ ký số tại thời điểm ký. Trong quá trình phát hành hóa đơn, hệ thống sẽ kiểm tra trạng thái hiệu lực của chứng thư số. Nếu chứng thư số đã hết hạn, thao tác ký số có thể bị từ chối hoặc phát sinh lỗi xác thực.
Đây cũng là lý do doanh nghiệp thường nhận được các thông báo như:
- Chữ ký số đã hết hạn.
- Certificate expired.
- Không tìm thấy chứng thư số hợp lệ.
- Không thể ký hóa đơn điện tử.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần thực hiện gia hạn chữ ký số hoặc cập nhật chứng thư số mới trước khi tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử. Sau khi gia hạn thành công, hệ thống thuế và phần mềm hóa đơn điện tử thường cần được cập nhật lại thông tin chứng thư số để đồng bộ dữ liệu.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng mỗi chữ ký số đều có thời hạn sử dụng nhất định do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Khi hết thời hạn này, chữ ký số sẽ không còn hiệu lực để xác thực giao dịch điện tử.
>>> Xem thêm: đăng ký chữ ký số, dịch vụ chữ ký số
3. Doanh nghiệp cần làm gì khi chữ ký số sắp hết hạn?
Để tránh gián đoạn việc xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên kiểm tra thời hạn chữ ký số định kỳ thay vì chờ đến lúc hệ thống báo lỗi. Thông thường, nhà cung cấp chữ ký số sẽ gửi thông báo trước khi chứng thư số hết hạn. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên chủ động theo dõi để tránh bỏ sót.
Gia hạn chữ ký số khi sắp hết hạn.
Khi phát hiện chữ ký số sắp hết hạn, doanh nghiệp nên thực hiện gia hạn sớm. Việc gia hạn trước thời điểm hết hạn giúp quá trình sử dụng không bị gián đoạn và hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động kế toán, thuế và hóa đơn điện tử.
Sau khi gia hạn, doanh nghiệp cần:
- Kiểm tra lại trạng thái chứng thư số.
- Cập nhật thông tin chữ ký số trên phần mềm hóa đơn điện tử nếu cần.
- Kiểm tra khả năng ký số trước khi phát hành hóa đơn mới.
Ngoài yếu tố thời hạn, doanh nghiệp cũng nên lựa chọn giải pháp chữ ký số có khả năng tương thích ổn định với hệ thống thuế điện tử, hóa đơn điện tử và các nền tảng giao dịch trực tuyến.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng các giải pháp chữ ký số đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật về giao dịch điện tử và hỗ trợ đồng bộ với hệ thống kê khai thuế, hóa đơn điện tử, dịch vụ công trực tuyến. Điều này giúp giảm nguy cơ lỗi kỹ thuật trong quá trình ký số và hỗ trợ doanh nghiệp xử lý hồ sơ điện tử thuận lợi hơn.
Có thể thấy, chữ ký số hết hạn không làm mất hiệu lực của các hóa đơn đã được ký hợp lệ trước đó. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ không thể tiếp tục ký phát hành hóa đơn điện tử mới nếu chứng thư số đã hết hiệu lực. Vì vậy, việc theo dõi thời hạn và gia hạn chữ ký số đúng thời điểm là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động hóa đơn điện tử diễn ra liên tục, đúng quy định và không bị gián đoạn.