Trong quá trình kê khai thuế điện tử, ký hóa đơn điện tử hoặc ký hợp đồng trên các nền tảng số, không ít lần doanh nghiệp gặp phải sự cố “không tìm thấy chữ ký số” hoặc “chữ ký số không đúng”. Những lỗi này không chỉ làm gián đoạn quy trình nghiệp vụ mà còn có thể ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện nghĩa vụ thuế, hoạt động bán hàng và ảnh hưởng đến hợp tác kinh doanh. Do vậy, việc hiểu rõ nguyên nhân và cách xử lý sự cố là điều cần thiết để doanh nghiệp tránh rủi ro và hoạt động kinh doanh ổn định. Cùng BHXH tìm lời giải đáp sau.
Xử lý sự cố không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng.
1. Nguyên nhân sự cố không tìm thấy chữ ký số
Dưới góc độ chuyên gia kỹ thuật, sự cố này thường xuất phát từ những nhóm nguyên nhân sau:
- USB Token chưa được cắm hoặc cổng USB bị lỗi
- Thiết bị không được hệ điều hành nhận diện.
- Cổng USB hỏng hoặc tiếp xúc kém làm hệ thống không nhận Token.
- Chưa cài đặt hoặc thiếu driver Token
Các nhà cung cấp chữ ký số khác nhau sẽ cung cấp bộ driver riêng để cài đặt cho khách hàng. Khi khách hàng thiếu driver này sẽ khiến hệ điều hành không thể đọc chứng thư số.
- Driver xung đột khi máy tính từng cài nhiều loại chữ ký số
Một số máy tính cài 2–3 phần mềm quản lý Token dẫn đến nhận sai thiết bị hoặc không nhận thiết bị.
- Trình duyệt hoặc Java bị chặn quyền truy cập vào thiết bị
Một số nền tảng khai thuế cần cấp quyền truy cập thiết bị PKI, nếu bị chặn sẽ không thấy Token.
- Chứng thư số hết hạn
Điều kiện bắt buộc để chữ ký số có hiệu lực là chứng thư số còn hiệu lục. Khi chứng thư số hết hạn sẽ không hiển thị để chọn ký hoặc bị báo “không tồn tại”.
2. Nguyên nhân sự cố chữ ký số không đúng
Nguyên nhân dẫn đến sự cố chữ ký số không đúng.
Ngoài lỗi không tìm thấy Token, nhiều doanh nghiệp gặp lỗi chữ ký không đúng hoặc không hợp lệ. Nguyên nhân gồm:
- Ký sai loại chứng thư
Chọn chứng thư số dành cho cá nhân thay vì doanh nghiệp.
Chọn chứng thư số đã hết hạn hoặc bị thu hồi.
- Thông tin chứng thư số không trùng khớp với thông tin doanh nghiệp
Các hệ thống thuế, BHXH, hải quan kiểm tra rất chặt thông tin:
- Mã số thuế
- Tên doanh nghiệp
- Người đại diện pháp luật
- Nếu thông tin không khớp sẽ trả về lỗi “chữ ký không đúng”.
- Hệ thống yêu cầu thuật toán ký mới
Một số phần mềm yêu cầu chuẩn SHA256, trong khi Token cũ chỉ hỗ trợ SHA1, gây lỗi không hợp lệ.
- File hoặc dữ liệu cần ký bị thay đổi sau khi ký
Hệ thống sẽ báo chữ ký không còn giá trị.
3. Giải pháp xử lý sự cố hiệu quả theo từng nguyên nhân
Việc xác định đúng nguyên nhân chữ ký số gặp lỗi là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp xử lý nhanh và tránh gián đoạn công việc. Tuy nhiên, mỗi sự cố lại xuất phát từ những nguyên nhân kỹ thuật khác nhau, đòi hỏi cách khắc phục phù hợp thay vì xử lý theo cảm tính.
3.1. Giải pháp xử lý sự cố không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng
Dưới đây là cách khắc phục căn cứ theo từng nguyên nhân gây sự cố mà doanh nghiệp, đơn vị cần nắm được để có thể xử lý tốt các tình huống có thể xảy ra.
| SỰ CỐ “KHÔNG TÌM THẤY CHỮ KÝ SỐ” HOẶC “CHỮ KÝ SỐ KHÔNG ĐÚNG” | |
| Nguyên nhân sự cố | Giải pháp xử lý |
| USB Token chưa được cắm hoặc cổng USB bị lỗi | Kiểm tra thiết bị và kết nối USB Token bằng cách:– Cắm Token sang cổng USB khác.- Ưu tiên cắm trực tiếp vào máy, không qua hub chia cổng.- Kiểm tra đèn áp sáng và hệ thống có hiển thị thiết bị hay không. |
| – Chưa cài đặt hoặc thiếu driver Token- Driver xung đột khi máy tính từng cài nhiều loại chữ ký số | Cài đặt lại driver chữ ký số theo các bước:– Gỡ bỏ toàn bộ driver Token cũ.- Tải và cài đặt driver mới từ nhà cung cấp chữ ký số.- Khởi động lại máy sau khi cài đặt. |
| Trình duyệt hoặc Java bị chặn quyền truy cập vào thiết bị | Cấp quyền truy cập thiết bị trên trình duyệt:Bật quyền “Allow access to certificate” trên Chrome/Edge.Kiểm tra plugin, Java, hoặc tiện ích hỗ trợ ký số.Xóa cache để tránh xung đột.Đồng bộ thời gian hệ thống: Do chữ ký số cần thời gian hệ thống chính xác. Nếu lệch giờ thì hệ thống dễ báo lỗi. Khi này hãy bật chế độ tự động đồng bộ thời gian internet. |
| – Chứng thư số hết hạn- Thông tin chứng thư số không trùng khớp | Kiểm tra hạn sử dụng chứng thư số:– Truy cập ứng dụng quản lý Token.- Kiểm tra ngày hết hạn.Nếu chứng thư số hết hạn cần liên hệ nhà cung cấp để gia hạn ngay.Kiểm tra thông tin chứng thư số:Đảm bảo trùng khớp: Mã số thuế; Tên pháp nhân; Người đại diện pháp luậtTrường hợp thay đổi người đại diện → yêu cầu đổi chứng thư số mới |
| Hệ thống yêu cầu thuật toán ký mới. | Nâng cấp thiết bị Token hoặc phần mềm ký số:Đối với các hệ thống yêu cầu chuẩn ký SHA256 hoặc chuẩn ký mới, doanh nghiệp nên nâng cấp Token hỗ trợ công nghệ mới để tránh lỗi khi ký hóa đơn điện tử, ký XML thuế hoặc ký hồ sơ BHXH. |
| Không phát hiện ra nguyên nhân và không thể xử lý. | Liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ ngay, đảm bảo quá trình hoạt động kinh doanh được ổn định. |
3.2 Khuyến nghị từ chuyên gia để hạn chế sự cố không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng
Sử dụng chữ ký số ECA từ ThaisonSoft để nâng cao hiệu quả.
Để tránh gặp sự cố liên quan đến chữ ký số và các rủi ro cho doanh nghiệp, đơn vị, các chuyên gia chữ ký số khuyến nghị:
- Ưu tiên sử dụng chữ ký số từ các nhà cung cấp uy tín (VD: chữ ký số ECA của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, hoặc các nhà cung cấp VNPT, Viettel, FPT…).
- Giới hạn cài phần mềm quản lý Token trên cùng một máy, chỉ nên cài từ 1-3 phần mềm.
- Cập nhật phần mềm ký số, driver, plugin theo thông báo của nhà cung cấp.
- Sử dụng Windows bản quyền và trình duyệt mới nhất để đảm bảo tương thích.
- Kiểm tra hạn chứng thư số trước từ 30 – 45 ngày để gia hạn kịp thời.
Trong quá trình sử dụng chữ ký số, việc gặp các sự cố “không tìm thấy chữ ký số” hoặc “chữ ký số không đúng” là không tránh khỏi. Tuy nhiên, phần lớn nguyên nhân xuất phát từ thiết bị, driver hoặc thông tin chứng thư số, hoàn toàn có thể xử lý nhanh chóng nếu nắm rõ quy trình kỹ thuật. Việc chủ động kiểm tra định kỳ, cập nhật phần mềm và lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số có hỗ trợ tốt sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống ký số ổn định, hạn chế gián đoạn và đảm bảo tuân thủ pháp luật.