Hiện nay, vẫn có không ít doanh nghiệp và cá nhân vẫn chưa hiểu rõ quy định về chữ ký điện tử và chữ ký số cũng như các trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng quy định về chữ ký không chỉ giúp giao dịch được công nhận về mặt pháp lý mà còn hạn chế rủi ro tranh chấp và vi phạm pháp luật. Cùng BHXH tìm hiểu thông tin dưới đây.
Quy định về chữ ký điện tử và chữ ký số.
1. Khái niệm chữ ký điện tử và chữ ký số
Khái niệm về chữ ký điện tử và chữ ký số được căn cứ theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử năm 2023, cụ thể:
Tại Khoản 11, Điều 3 quy định chữ ký điện tử như sau:
| 11. Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu. |
Tại Khoản 12, Điều 3 quy định chữ ký số như sau:
| 12. Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu. |
Như vậy, chữ ký điện tử bao gồm rất nhiều loại chữ ký được sử dụng trong môi trường điện tử mà chữ ký số là một loại chữ ký trong số đó. Khi chữ ký điện tử đáp ứng được các quy định về thuật toán, các điều kiện về tính chính xác, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ sẽ trở thành chữ ký số.
2. Quy định về chữ ký điện tử và chữ ký số
Quy định về chữ ký số và chữ ký điện tử hoàn toàn khác nhau, do đó người dùng phải nắm rõ để có thể vận dụng vào thực tiễn khi giao dịch điện tử tránh rủi ro không đáng có.
2.1. Phân loại chữ ký điện tử và chữ ký số
Chữ ký điện tử được phân loại theo phạm vi sử dụng bao gồm:
- Chữ ký điện tử chuyên dùng: là chữ ký điện tử do cơ quan, tổ chức tạo lập, sử dụng riêng cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó phù hợp với chức năng, nhiệm vụ;
- Chữ ký số công cộng: là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công cộng và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số công cộng;
- Chữ ký số chuyên dùng công vụ: là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công vụ và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ.
Chữ ký số được phân loại theo phương thức sử dụng hoặc tính chất pháp lý
- Phân loại theo phương thức sử dụng gồm: Chữ ký số USB Token; Chữ ký số SmartCard; Chữ ký số HSM; Chữ ký số từ xa (Remote Signature)
- Phân loại theo tính chất pháp lý gồm: Chữ ký số chuyên dùng; Chữ ký số công cộng; Chữ ký số chuyên dùng công vụ.
2.2. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử và chữ ký số
Giá trị của chữ ký điện tử và chữ ký số có sự phân biệt. Căn cứ theo quy định tại Khoản 2, Điều 22, Luật giao dịch điện tử quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử như sau:
- Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử.
- Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.
- Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.
Giá trị pháp lý của chữ ký số cao hơn chữ ký điện tử nói chung do các quy định nghiêm ngặt về tính xác thực, đảm bảo an toàn khi sử dụng trong giao dịch điện tử.
3. Sự khác biệt của chữ ký số với chữ ký điện tử
Chữ ký số và chữ ký điện tử có sự khác biệt rõ ràng không chỉ về tính chất hình thành mà còn về giá trị pháp lý. Hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp người dùng tránh được rất nhiều rủi ro khi giao dịch kinh doanh.
Sự khác biệt của chữ ký điện tử và chữ ký số.
Chữ ký số là một dạng đặc thù của chữ ký điện tử, được tạo ra bằng phương pháp mã hóa sử dụng hạ tầng khóa công khai. Theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử và an toàn thông tin, chữ ký số phải được:
- Cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp;
- Gắn với chứng thư số còn hiệu lực;
- Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và xác thực danh tính người ký.
So với chữ ký điện tử thông thường, chữ ký số có mức độ bảo mật và giá trị pháp lý cao hơn, đặc biệt được sử dụng bắt buộc trong các giao dịch với cơ quan nhà nước như: kê khai thuế điện tử, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, hải quan điện tử.
4. Điều kiện chữ ký điện tử là chữ ký số
Căn cứ theo Quy định tại Khoản 3, Điều 22, Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định chữ ký điện tử là chữ ký số khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu;
- Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận;
- Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký;
- Mọi thay đổi đối với thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
- Phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số. Trường hợp chữ ký số chuyên dùng công vụ phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ. Trường hợp chữ ký số công cộng phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
- Phương tiện tạo chữ ký số phải bảo đảm dữ liệu tạo chữ ký số không bị tiết lộ, thu thập, sử dụng cho mục đích giả mạo chữ ký; bảo đảm dữ liệu được dùng để tạo chữ ký số chỉ có thể sử dụng một lần duy nhất; không làm thay đổi dữ liệu cần ký.
4. Trường hợp nào bắt buộc sử dụng chữ ký số
Hiện nay, cá nhân và doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số an toàn khi thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan Nhà nước hoặc thực hiện các giao dịch điện tử mà pháp luật quy định bắt buộc có chữ ký. Dưới đây là 5 trường hợp điển hình phải sử dụng chữ ký số an toàn.
Trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số.
(1) Thực hiện thủ tục thuế điện tử
Doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng chữ ký số khi thực hiện giao dịch với cơ quan Nhà nước trong đó có cơ quan thuế.
- Kê khai, nộp tờ khai thuế điện tử;
- Nộp tiền thuế điện tử;
- Quyết toán thuế;
Đây là yêu cầu bắt buộc để xác thực người nộp thuế và bảo đảm tính pháp lý của hồ sơ.
(2) Phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định về hóa đơn điện tử trên hóa đơn GTGT hoặc nhiều loại chứng từ khác bắt buộc phải có chữ ký số của người bán hoặc cả người bán và người mua. Trường hợp không có chữ ký số, hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý.
(3) Giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử
Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số khi:
- Kê khai hồ sơ BHXH điện tử;
- Nộp báo cáo, điều chỉnh thông tin BHXH;
- Giao dịch trên hệ thống BHXH Việt Nam.
(4) Thủ tục hải quan điện tử
Doanh nghiệp xuất nhập khẩu bắt buộc dùng chữ ký số để:
- Khai báo hải quan điện tử;
- Ký hồ sơ xuất nhập khẩu;
- Thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa.
(5) Giao dịch với cơ quan nhà nước trên môi trường điện tử
Chữ ký số được bắt buộc hoặc yêu cầu sử dụng trong các trường hợp:
- Nộp hồ sơ hành chính công trực tuyến;
- Giao dịch trên cổng dịch vụ công quốc gia;
- Ký văn bản điện tử trong hệ thống quản lý nhà nước.
(6) Ký hợp đồng điện tử trong trường hợp pháp luật yêu cầu
Đối với một số loại hợp đồng, hồ sơ mà pháp luật hoặc các bên thỏa thuận yêu cầu mức độ xác thực cao, chữ ký số là hình thức phù hợp để:
- Bảo đảm danh tính người ký;
- Chứng minh thời điểm ký;
- Đảm bảo tính toàn vẹn nội dung hợp đồng.
Khi sử dụng chữ ký điện tử và chữ ký số, doanh nghiệp và cá nhân cần lưu ý:
- Chỉ sử dụng chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp pháp cấp;
- Chữ ký số phải còn hiệu lực tại thời điểm ký;
- Không chia sẻ thiết bị lưu chữ ký số cho người không có thẩm quyền;
- Quản lý chặt chẽ việc sử dụng chữ ký số trong nội bộ doanh nghiệp.
- Kiểm tra hiệu lực chứng thư số trước khi ký;
- Lưu trữ an toàn thông điệp dữ liệu đã ký để làm căn cứ pháp lý khi cần đối chiếu.
Việc sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký số đúng quy định không chỉ giúp tối ưu quy trình làm việc mà còn nâng cao tính minh bạch, an toàn và hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp.
Chữ ký điện tử và chữ ký số là công cụ pháp lý quan trọng trong thời đại số, góp phần thúc đẩy giao dịch điện tử an toàn và hiệu quả. Việc nắm vững quy định pháp luật về chữ ký điện tử, chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân chủ động ứng dụng công nghệ đúng hướng, bảo đảm giá trị pháp lý của giao dịch và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh. Trong xu thế số hóa toàn diện, sử dụng chữ ký điện tử và chữ ký số không chỉ là lựa chọn, mà đang trở thành yêu cầu tất yếu đối với hoạt động quản lý và kinh doanh hiện đại.