Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong hoạt động quản lý, điều hành và giao dịch, chữ ký điện tử đã trở thành công cụ quan trọng giúp cá nhân, doanh nghiệp thực hiện thủ tục hành chính, ký kết hợp đồng và giao dịch điện tử một cách nhanh chóng, hợp pháp. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ các cách tạo chữ ký điện tử phù hợp với mục đích sử dụng và yêu cầu pháp lý. Bài viết dưới đây BHXH sẽ tổng hợp 5 cách tạo chữ ký điện tử đơn giản, dễ thực hiện và đang được áp dụng phổ biến hiện nay.
Cách tạo chữ ký điện tử.
1. Tạo chữ ký điện tử bằng chữ ký số được cấp phép
Đây là cách tạo chữ ký điện tử có giá trị pháp lý cao nhất, thường được sử dụng trong các giao dịch với cơ quan nhà nước như kê khai thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan điện tử hoặc ký hợp đồng điện tử.
Chữ ký số được cấp bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã được cấp phép, đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và không thể chối bỏ của văn bản điện tử.
2. Tạo chữ ký điện tử thông qua phần mềm ký văn bản
Tạo chữ ký điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản.
Nhiều phần mềm quản lý văn bản, hợp đồng điện tử hiện nay cho phép người dùng tạo chữ ký điện tử trực tiếp trên hệ thống. Người ký có thể ký bằng chữ ký số hoặc ký xác nhận thông qua tài khoản được xác thực.
Hình thức ký hợp đồng này phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu ký nội bộ, ký hợp đồng trực tuyến và lưu trữ hồ sơ điện tử tập trung.
>>> Xem thêm: dịch vụ chữ ký số.
3. Tạo chữ ký điện tử bằng cách scan chữ ký tay
Cá nhân có thể ký tay trên giấy, sau đó scan hoặc chụp ảnh chữ ký và chèn vào văn bản điện tử. Đây là cách thực hiện đơn giản, thường được sử dụng trong các văn bản mang tính trao đổi nội bộ hoặc hồ sơ không bắt buộc chữ ký số.
Tuy nhiên, hình thức này không thay thế chữ ký số trong các giao dịch pháp lý bắt buộc.
4. Tạo chữ ký điện tử bằng công cụ ký trực tuyến
Tạo chữ ký điện tử trực tuyến.
Hiện nay có nhiều nền tảng trực tuyến hỗ trợ tạo chữ ký điện tử nhanh chóng bằng cách vẽ chữ ký trên màn hình hoặc nhập tên theo mẫu chữ ký định dạng sẵn. Người dùng có thể tải chữ ký về và sử dụng cho các tài liệu điện tử.
Cách này phù hợp với cá nhân, tổ chức cần ký nhanh văn bản hành chính, biểu mẫu hoặc tài liệu gửi qua email.
5. Tạo chữ ký điện tử tích hợp trên thiết bị di động
Một số ứng dụng ký điện tử cho phép người dùng tạo và sử dụng chữ ký điện tử ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Chữ ký có thể được xác thực bằng mã OTP, sinh trắc học hoặc chữ ký số di động, giúp tăng tính linh hoạt và tiện lợi trong quá trình ký kết từ xa.
Việc lựa chọn cách tạo chữ ký điện tử phù hợp cần căn cứ vào mục đích sử dụng, tính chất văn bản và yêu cầu pháp lý cụ thể. Đối với các thủ tục hành chính, giao dịch với cơ quan nhà nước hoặc hợp đồng có giá trị pháp lý, chữ ký số được cấp phép là giải pháp bắt buộc và an toàn nhất. Trong khi đó, các cách tạo chữ ký điện tử đơn giản khác có thể đáp ứng tốt nhu cầu ký xác nhận, trao đổi nội bộ hoặc văn bản hành chính thông thường. Chủ động áp dụng chữ ký điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và thúc đẩy chuyển đổi số bền vững.