Chữ ký điện tử là phương tiện xác thực tiện lợi trên các nội dung điện tử. Để sở hữu chữ ký điện tử của riêng mình, quý khách có thể thực hiện scan chữ ký từ ảnh. Dưới đây https://baohiemxahoidientu.edu.vn/ cung cấp các bước hướng dẫn từ ECA giúp quý khách tạo được chữ ký điện tử scan từ ảnh.
1. Các bước scan chữ ký từ ảnh
Hiện nay có nhiều công cụ giúp người dùng scan chữ ký từ ảnh, nhưng phổ biến nhất là thiết bị điện thoại smartphone và các máy scan tài liệu văn phòng.
Chữ ký scan từ ảnh dùng để ký tài liệu điện tử.
Chữ ký sau khi được scan có thể sử dụng chữ ký số hóa này cho các tài liệu điện tử, giao dịch trực tuyến hoặc hệ thống xác thực.
1.1 Scan chữ ký từ ảnh bằng điện thoại di động
Trên điện thoại di động, có nhiều ứng dụng được phát triển với mục đích giúp người dùng scan tài liệu thông qua camera. Để scan chữ ký từ ảnh, quý khách làm như sau:
Bước 1: Chuẩn bị tài liệu
- Chuẩn bị tài liệu có chứa chữ ký cần scan (văn bản, hợp đồng, tài liệu giấy, v.v.).
Bước 2: Mở ứng dụng scan trên điện thoại
- Sử dụng ứng dụng như Microsoft Office Lens, Adobe Scan, hoặc các ứng dụng có chức năng quét chữ ký.
Bước 3: Căn chỉnh tài liệu và chụp ảnh
- Đặt tài liệu phẳng trên bề mặt, mở camera trong ứng dụng và căn chỉnh sao cho toàn bộ khu vực chứa chữ ký nằm gọn trong khung hình.
- Có thể bật thêm tính năng tự động nhận diện nếu ứng dụng hỗ trợ.
Bước 4: Thực hiện scan
- Nhấn nút “Chụp ảnh” hoặc “Scan” trên ứng dụng để tiến hành quét.
- Ứng dụng sẽ tự động cắt, chỉnh sửa hình ảnh hoặc tăng độ rõ nét của chữ ký.
Bước 5: Lưu hình ảnh chữ ký vào thiết bị với các định dạng như JPEG, PNG hoặc PDF.
1.2 Scan chữ ký bằng máy scan chuyên dụng
Máy scan tài liệu là thiết bị văn phòng phổ biến.
Để sử dụng máy scan chữ ký từ ảnh, quý khách thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị tài liệu
Bước 2: Mở máy quét
- Bật máy scan và mở phần mềm điều khiển trên máy tính (nếu cần).
Bước 3: Đặt tài liệu vào máy
- Đặt tài liệu trên mặt kính của máy quét hoặc trong khay nạp tài liệu, đảm bảo chữ ký nằm đúng vị trí cần scan.
- Chọn độ phân giải và khu vực quét trên phần mềm (thường là 300 DPI hoặc cao hơn).
Bước 4: Scan tài liệu
- Nhấn nút “Scan” trên máy hoặc phần mềm điều khiển.
- Quá trình quét hoàn tất sẽ tạo ra hình ảnh số của chữ ký.
Bước 5: Lưu chữ ký với các định dạng như PDF, JPEG hoặc PNG.
2. So sánh scan chữ ký từ ảnh bằng máy scan và điện thoại
Scan chữ ký bằng máy quét và điện thoại đều là hai phương pháp phổ biến nhất hiện nay, để chuyển đổi chữ ký tay thành dạng kỹ thuật số. Dưới đây là bài so sánh hiệu quả giữa hai phương pháp này:
| Tiêu chí | Máy quét chữ ký | Điện thoại di động |
| Phạm vi sử dụng | Dùng trong văn phòng hoặc doanh nghiệp với nhu cầu scan lớn, thường xuyên và chất lượng cao. | Có thể sử dụng ở bất kỳ đâu, thuận tiện cho mọi người với ứng dụng scan cài trên thiết bị. |
| Đặc điểm thiết bị | Là thiết bị độc lập, kết nối với máy tính hoặc mạng qua USB hoặc mạng LAN. | Sử dụng camera của điện thoại để chụp ảnh chữ ký. |
| Chất lượng scan | Chất lượng cao hơn, đặc biệt với các máy chuyên nghiệp, cung cấp hình ảnh sắc nét và độ phân giải cao. | Phụ thuộc vào chất lượng camera và điều kiện ánh sáng khi chụp. |
| Chi phí | Chi phí cao hơn, thường phù hợp với doanh nghiệp lớn có nhu cầu sử dụng thường xuyên. | Tận dụng camera sẵn có, tiết kiệm chi phí cho cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. |
| Điểm tiện ích | Yêu cầu kỹ thuật cao hơn, thiết bị chuyên dụng và ít linh hoạt. | Dễ sử dụng, chỉ cần mở ứng dụng và chụp ảnh chữ ký. |
| Tính linh hoạt | Ít linh hoạt, thường cố định tại văn phòng. | Rất linh hoạt, dễ mang theo và sử dụng ở mọi nơi. |
Cả hai phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng, tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng. Máy quét phù hợp với môi trường chuyên nghiệp cần chất lượng cao, trong khi điện thoại di động thích hợp cho việc scan nhanh, linh hoạt và tiết kiệm chi phí.
3. Những hạn chế của việc scan chữ ký từ ảnh
Dù việc ký tay và scan chữ ký từ ảnh rất dễ thực hiện, thao tác đơn giản, nhưng phương pháp này tồn tại một số nhược điểm đáng lưu ý:
- Chữ ký scan dễ bị giả mạo
- Chữ ký sau khi được scan có thể bị sao chép hoặc chỉnh sửa, làm giảm tính xác thực và độ tin cậy.
- Điều này tạo ra nguy cơ bị lợi dụng trong các giao dịch hoặc tài liệu quan trọng.
- Chữ ký thiếu tính bảo mật
- Sau khi quét hoặc chụp, chữ ký có thể được chia sẻ hoặc lưu trữ mà không có biện pháp bảo vệ chặt chẽ.
- Khó kiểm soát quyền truy cập, dễ bị rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích.
- Tổ chức tốn thời gian khi xử lý nhiều tài liệu
- Phương pháp này không phù hợp khi cần ký nhiều tài liệu hoặc xử lý giao dịch lớn.
- Có thể làm chậm tiến độ, đặc biệt trong các giao dịch yêu cầu xử lý thời gian thực.
Những hạn chế này cho thấy chữ ký tay và scan phù hợp cho những tình huống đơn giản nhưng không phải là giải pháp tối ưu cho môi trường làm việc hiện đại, nơi cần tính bảo mật cao.
Do đó, ngày càng có nhiều tổ chức và cá nhân chuyển sang sử dụng chữ ký số hoặc các giải pháp ký số thông minh, giúp cải thiện tính bảo mật, xác thực và hiệu quả trong quy trình ký tài liệu và giao dịch điện tử.
Chữ ký số mang lại hiệu quả bảo mật cao.
Nếu Quý khách có nhu cầu đăng ký và sử dụng giải pháp chữ ký số bảo mật cho tài liệu điện tử hoặc sử dụng trên các hệ thống cổng thông tin Thuế, Hải quan, BHXH, vui lòng liên hệ ECA để được tư vấn tại hotline CSKH:
Miền Bắc: 1900.4767
Miền Trung, Nam: 1900.4768