Hợp đồng lao động điện tử giúp HR tiết kiệm thời gian như thế nào? Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, các doanh nghiệp ngày càng ưu tiên ứng dụng công nghệ vào công tác quản trị nhân sự nhằm nâng cao hiệu quả vận hành. Hiện nay, hợp đồng lao động điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc giúp bộ phận nhân sự (HR) tối ưu quy trình ký kết, quản lý hồ sơ và giảm đáng kể khối lượng công việc hành chính. Cùng BHXH tham khảo nội dung ngay dưới đây.
Hợp đồng lao động điện tử.
1. Hiểu rõ về hợp đồng lao động điện tử
Theo quy định của Bộ luật Lao động, hợp đồng lao động có thể được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu và có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản khi đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được tạo lập, ký kết, lưu trữ và quản lý trên môi trường số. Thay vì in ấn, ký tay và lưu hồ sơ giấy, doanh nghiệp và người lao động có thể thực hiện toàn bộ quy trình trực tuyến thông qua chữ ký số hoặc chữ ký điện tử hợp pháp.
2. Những cách hợp đồng lao động điện tử giúp HR tiết kiệm thời gian
Hợp đồng lao động điện tử giúp đơn giản hóa toàn bộ quy trình quản lý hợp đồng, từ khâu soạn thảo, ký kết đến lưu trữ và tra cứu thông tin. Nhờ ứng dụng công nghệ số, bộ phận nhân sự có thể tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý hồ sơ, nâng cao hiệu quả công việc và giảm bớt các thủ tục hành chính truyền thống.
>>> Xem thêm: phần mềm hợp đồng điện tử
2.1. Rút ngắn thời gian soạn thảo và phát hành hợp đồng
Hợp đồng lao động điện tử giúp rút ngắn thời gian soạn thảo, phát hành.
Trong quy trình truyền thống, HR thường phải thực hiện soạn thảo từng hợp đồng; in ấn nhiều bản; hay kiểm tra thông tin thủ công và chuyển hợp đồng cho các bên ký kết.
Với hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp có thể xây dựng sẵn các mẫu hợp đồng chuẩn trên hệ thống. Khi phát sinh nhu cầu tuyển dụng hoặc ký mới, HR chỉ cần cập nhật thông tin nhân sự, hệ thống sẽ tự động tạo hợp đồng theo mẫu đã thiết lập. Nhờ đó, thời gian chuẩn bị hợp đồng được rút ngắn đáng kể, đặc biệt đối với doanh nghiệp có số lượng lao động lớn.
2.2. Ký kết từ xa, không phụ thuộc vị trí địa lý
Hợp đồng lao động điện tử cho phép các bên ký trực tuyến mọi lúc, mọi nơi, gửi hợp đồng qua email hoặc hệ thống quản lý nhân sự. Bên cạnh đó, việc xác nhận và hoàn tất ký kết chỉ trong vài phút. Đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, người lao động làm việc từ xa, lao động ở tỉnh thành khác, các đợt tuyển dụng số lượng lớn điều này đặc biệt hữu ích đối với.
Một trong những nguyên nhân khiến quy trình ký hợp đồng kéo dài là việc chờ đợi người lao động có mặt trực tiếp để ký hồ sơ. Nhờ loại bỏ thời gian di chuyển và luân chuyển hồ sơ giấy, HR có thể hoàn tất quy trình ký kết nhanh hơn nhiều lần so với phương thức truyền thống.
2.3. Tự động hóa quy trình phê duyệt
Tự động phê duyệt hợp đồng lao và theo dõi trạng thái xử lý.
Nhiều doanh nghiệp áp dụng quy trình ký hợp đồng phải trải qua nhiều bước phê duyệt, từ trưởng bộ phận, đến phòng nhân sự, ban lãnh đạo cuối cùng mới đến đại diện doanh nghiệp. Nếu thực hiện bằng hồ sơ giấy, việc luân chuyển và theo dõi tiến độ thường mất nhiều thời gian.
Hệ thống hợp đồng điện tử cho phép:
- Thiết lập luồng phê duyệt tự động;
- Thông báo tức thời đến người có thẩm quyền;
- Theo dõi trạng thái xử lý theo thời gian thực.
Nhờ đó, HR không cần liên tục gửi email nhắc nhở hoặc theo dõi thủ công từng hồ sơ.
2.4. Giảm thời gian lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ
Với hợp đồng giấy, công tác lưu trữ thường tiêu tốn nhiều nguồn lực từ sắp xếp hồ sơ, quản lý tủ tài liệu, tìm kiếm hợp đồng khi cần đối chiếu đến lưu trữ.
Đối với hợp đồng lao động điện tử, toàn bộ dữ liệu được lưu trữ tập trung trên hệ thống số. HR có thể tìm kiếm theo tên nhân viên, theo mã hợp đồng hoặc ra cứu theo phòng ban hay truy xuất lịch sử ký kết hợp đồng chỉ trong vài giây. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian quản lý hồ sơ nhân sự, đồng thời hạn chế thất lạc tài liệu.
2.5. Hỗ trợ gia hạn và tái ký hợp đồng tự động
Đối với các hợp đồng xác định thời hạn, HR thường phải theo dõi thời điểm hết hạn để thực hiện thủ tục gia hạn hoặc ký mới.
Các nền tảng hợp đồng điện tử hiện nay có thể:
- Tự động cảnh báo trước ngày hết hạn;
- Gửi thông báo cho HR và người quản lý;
- Tạo sẵn hợp đồng gia hạn theo mẫu.
Nhờ vậy, doanh nghiệp tránh được tình trạng quên gia hạn hợp đồng hoặc mất nhiều thời gian rà soát thủ công.
3. Những lợi ích khác của hợp đồng lao động điện tử đối với HR
Những lợi ích khác khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử.
Trên thực tế, có rất nhiều các lợi ích mà HR nhận được khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử.
(1) Hạn chế sai sót khi nhập liệu và quản lý thông tin
Khi sử dụng hợp đồng điện tử tích hợp với phần mềm quản trị nhân sự, dữ liệu có thể được tự động đồng bộ từ hồ sơ nhân viên như: Họ tên, ngày sinh; số CCCD; chức danh; mức lương; thời hạn hợp đồng. Việc tự động hóa này giúp giảm đáng kể lỗi nhập liệu và tiết kiệm thời gian kiểm tra thông tin cho HR.
(2) Tối ưu chi phí và nguồn lực hành chính
Mặc dù lợi ích chính là tiết kiệm thời gian, hợp đồng lao động điện tử còn giúp giảm đáng kể các công việc hành chính liên quan như: In ấn tài liệu; photo hồ sơ; chuyển phát giấy tờ; lưu kho hồ sơ. Khi khối lượng công việc hành chính được giảm bớt, HR có thể tập trung nhiều hơn vào các hoạt động mang tính chiến lược như tuyển dụng hay đào tạo, xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
(3) Nâng cao sự chuyên nghiệp
HR thành thạo sử dụng hợp đồng điện tử tạo ra sự chuyên nghiệp trong việc quản lý, vận hành chung của doanh nghiệp. Khi cần sự kết hợp với các bộ phận khác như bộ phận kế toán, bộ phận hành chính sẽ đạt hiệu quả tích hợp cao hơn.
4. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi triển khai hợp đồng lao động điện tử?
Để phát huy tối đa hiệu quả của hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp cần:
- Lựa chọn nền tảng ký điện tử đáp ứng quy định pháp luật;
- Sử dụng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử hợp lệ;
- Bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy xuất dữ liệu;
- Xây dựng quy trình ký kết và lưu trữ rõ ràng;
- Đào tạo nhân sự chuyên nghiệp.
Hợp đồng lao động điện tử không chỉ là xu hướng tất yếu trong quá trình chuyển đổi số mà còn là công cụ giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm đáng kể thời gian trong toàn bộ vòng đời quản lý hợp đồng. Từ khâu soạn thảo, phê duyệt, ký kết đến lưu trữ và tra cứu hồ sơ, mọi quy trình đều được thực hiện nhanh chóng, chính xác và thuận tiện trên môi trường số. Việc triển khai hợp đồng lao động điện tử không chỉ nâng cao hiệu quả công việc của HR mà còn góp phần xây dựng hệ thống quản trị nhân sự hiện đại, chuyên nghiệp và phù hợp với xu hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời đại số.