Ký số từ xa đang dần trở thành xu hướng khi nhiều doanh nghiệp muốn xử lý hồ sơ linh hoạt hơn, không phụ thuộc thiết bị. Tuy nhiên, việc chuyển đổi hoàn toàn từ USB Token sang ký số từ xa không phải lúc nào cũng cần thiết. Vấn đề không nằm ở việc “cái nào hiện đại hơn”, mà là giải pháp nào phù hợp với cách doanh nghiệp đang vận hành.
1. Phân biệt ký số USB Token và ký số từ xa
USB Token là thiết bị phần cứng chứa chứng thư số, người dùng cần cắm trực tiếp vào máy tính để thực hiện ký. Đây là hình thức đã được sử dụng rộng rãi trong nhiều năm và hiện vẫn là tiêu chuẩn quen thuộc trong các nghiệp vụ thuế, hải quan và bảo hiểm xã hội…Ngược lại, ký số từ xa không sử dụng thiết bị vật lý. Chứng thư số được lưu trữ trên hệ thống máy chủ, người dùng thực hiện ký thông qua các bước xác thực như nhập mã OTP hoặc sử dụng ứng dụng trên điện thoại. Nhờ đó, việc ký hồ sơ có thể thực hiện ở bất kỳ đâu, miễn là có kết nối internet.
Để dễ hình dung, có thể so sánh hai hình thức này qua các tiêu chí quan trọng:
Sự khác biệt giữa chữ ký số USB Token và ký số từ xa.
Có thể thấy, ký số từ xa nổi bật về tính linh hoạt, nhưng USB Token lại có lợi thế về sự quen thuộc và khả năng kiểm soát trực tiếp.
2. Có nên bỏ USB Token để chuyển sang ký số từ xa?
Việc chuyển đổi từ USB Token sang ký số từ xa không nên dựa vào xu hướng, mà cần đặt trong bối cảnh vận hành thực tế của doanh nghiệp.
Với những đơn vị có nhiều chi nhánh, lãnh đạo thường xuyên di chuyển hoặc cần ký duyệt hồ sơ liên tục, ký số từ xa giúp tiết kiệm thời gian và giảm phụ thuộc vào thiết bị. Đây là lựa chọn phù hợp nếu doanh nghiệp đã sẵn sàng cho mô hình làm việc linh hoạt.
Tuy nhiên, với phần lớn doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy trình vẫn diễn ra tập trung tại văn phòng. Kế toán và người ký làm việc trên cùng hệ thống, hồ sơ phát sinh theo chu kỳ rõ ràng. Trong trường hợp này, USB Token vẫn đáp ứng đầy đủ nhu cầu mà không cần thay đổi quy trình.
Một điểm cần lưu ý là ký số từ xa phụ thuộc vào hệ thống xác thực và kết nối internet. Nếu xảy ra lỗi xác thực hoặc gián đoạn hệ thống, việc ký hồ sơ có thể bị chậm lại. Ngược lại, USB Token hoạt động độc lập hơn, ít phụ thuộc vào yếu tố bên ngoài, nên thường ổn định trong quá trình sử dụng.
Vì vậy, việc bỏ USB Token chỉ thực sự cần thiết khi doanh nghiệp có nhu cầu rõ ràng về làm việc từ xa, thay vì chuyển đổi theo xu hướng.
>>> Xem thêm: dịch vụ chữ ký số, tạo chữ ký đẹp theo tên
3. Doanh nghiệp nên chọn giải pháp ký số nào?
Hiện nay, sử dụng chữ ký số bằng USB Token vẫn là phương án phù hợp với đa số doanh nghiệp nhờ tính ổn định, dễ triển khai và không yêu cầu thay đổi thói quen làm việc. Đây là lựa chọn an toàn, đặc biệt với các đơn vị ưu tiên sự chắc chắn và kiểm soát trong quy trình ký số.
Chữ ký số USB Token phù hợp với đại đa số doanh nghiệp Việt.
Với những doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp ký số hiệu quả, dễ sử dụng và được hỗ trợ trong suốt quá trình vận hành, chữ ký số ECA của Thái Sơn là lựa chọn đáng cân nhắc. Giải pháp sử dụng USB Token nhưng được tối ưu về tính tương thích, giúp doanh nghiệp làm việc ổn định trên các hệ thống thuế, hải quan và bảo hiểm xã hội điện tử.
Ký số từ xa là xu hướng, nhưng không phải lúc nào cũng là lựa chọn tối ưu. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần xác định đúng nhu cầu, từ đó chọn giải pháp phù hợp để đảm bảo hiệu quả, ổn định và hạn chế rủi ro trong quá trình vận hành. Tham khảo BHXH để biết thêm nhiều thông tin bổ ích nhé.