Hiện nay, nhiều thủ tục hành chính đã được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử. Để xác thực hồ sơ và bảo đảm giá trị pháp lý khi giao dịch trực tuyến, chữ ký số trở thành công cụ không thể thiếu đối với doanh nghiệp và ngày càng được sử dụng rộng rãi bởi cá nhân. Vậy chữ ký số dùng được cho những thủ tục hành chính nào? Cùng BHXH tìm hiểu ngay dưới đây nhé.
1. Chữ ký số được sử dụng trong những thủ tục hành chính nào?
Theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, chữ ký số là một trong các phương thức ký điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện theo quy định. Dưới đây là những nhóm thủ tục hành chính phổ biến đang hỗ trợ hoặc yêu cầu sử dụng chữ ký số.
1.1. Kê khai và nộp thuế điện tử
Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để:
- Ký và nộp tờ khai thuế.
- Ký giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
- Quyết toán thuế.
- Tra cứu hồ sơ thuế điện tử.
- Thực hiện các thủ tục hoàn thuế, đăng ký thuế theo quy định.
Việc ký số giúp cơ quan thuế xác định đúng người nộp hồ sơ, đồng thời bảo đảm nội dung hồ sơ không bị thay đổi trong quá trình truyền nhận dữ liệu.
1.2. Phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử của doanh nghiệp phải được ký số trước khi phát hành hoặc gửi cho người mua theo quy định pháp luật.
Ngoài ký hóa đơn, chữ ký số còn được sử dụng để:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Thay đổi thông tin đăng ký.
- Gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
- Thực hiện các thủ tục điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn khi phát sinh…
1.3. Thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội điện tử
Thông qua Cổng giao dịch điện tử của cơ quan BHXH hoặc phần mềm BHXH điện tử, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để:
- Đăng ký tham gia BHXH.
- Báo tăng, báo giảm lao động.
- Điều chỉnh thông tin người lao động.
- Nộp hồ sơ hưởng các chế độ BHXH.
- Gửi hồ sơ bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp…
Sử dụng chữ ký số thực hiện thủ tục BHXH điện tử.
1.4. Thực hiện thủ tục hải quan điện tử
Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, chữ ký số gần như là điều kiện bắt buộc khi khai báo hải quan điện tử. Một số thủ tục thường sử dụng chữ ký số gồm:
- Đăng ký doanh nghiệp trên hệ thống hải quan.
- Khai tờ khai hải quan.
- Nộp hồ sơ xuất nhập khẩu.
- Tra cứu, điều chỉnh hồ sơ.
- Thực hiện các giao dịch với cơ quan hải quan trên hệ thống điện tử…
1.5. Thực hiện thủ tục trên Cổng Dịch vụ công
Nhiều dịch vụ công trực tuyến hiện nay cho phép hoặc yêu cầu người dùng sử dụng chữ ký số khi nộp hồ sơ điện tử.
- Đăng ký doanh nghiệp.
- Cấp giấy phép.
- Đăng ký thay đổi thông tin doanh nghiệp.
- Thực hiện các thủ tục về xây dựng, môi trường, đấu thầu…
- Giao dịch với Kho bạc Nhà nước.
- Nộp các hồ sơ hành chính chuyên ngành…
>>> Xem thêm: dịch vụ chữ ký số, ký nháy là gì
2. Khi nào bắt buộc phải sử dụng chữ ký số?
Không phải mọi thủ tục hành chính đều bắt buộc sử dụng chữ ký số. Điều này phụ thuộc vào quy định của từng hệ thống và từng loại hồ sơ.
Thông thường, chữ ký số được yêu cầu trong các trường hợp sau:
- Hồ sơ điện tử cần xác thực người gửi: Khi cơ quan nhà nước cần xác định chính xác tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm về nội dung hồ sơ, hệ thống sẽ yêu cầu ký số trước khi tiếp nhận.
- Hồ sơ có giá trị pháp lý như: Tờ khai thuế, hồ sơ BHXH, hồ sơ hải quan, hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính, giấy nộp tiền vào ngân sách đều cần được ký số theo quy định trước khi gửi đến cơ quan có thẩm quyền.
- Giao dịch giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước: Hiện nay, hầu hết giao dịch điện tử của doanh nghiệp với cơ quan quản lý nhà nước đều sử dụng chữ ký số để thay thế việc ký tên, đóng dấu trên hồ sơ giấy.
Đối với một số dịch vụ công dành cho cá nhân, hệ thống có thể hỗ trợ xác thực bằng tài khoản định danh điện tử (VNeID) hoặc các phương thức xác thực khác. Tuy nhiên, với các giao dịch điện tử của doanh nghiệp hoặc các hồ sơ chuyên ngành, chữ ký số vẫn là phương thức xác thực được sử dụng phổ biến.
3. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số trong thủ tục hành chính
Việc ứng dụng chữ ký số không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.
- Xác thực chính xác người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu điện tử.
- Thực hiện thủ tục trực tuyến mọi lúc, không cần nộp hồ sơ giấy trong nhiều trường hợp.
- Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ so với phương thức truyền thống.
- Giảm chi phí in ấn, chuyển phát và lưu trữ tài liệu.
- Hỗ trợ quản lý hồ sơ điện tử đồng bộ, thuận tiện tra cứu.
- Đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.
Chữ ký số xác thực danh tính của người ký.
Hiện nay, chữ ký số còn được tích hợp với nhiều nền tảng như phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, khai hải quan, hợp đồng điện tử và các hệ thống dịch vụ công trực tuyến, giúp doanh nghiệp thực hiện nhiều nghiệp vụ trên cùng một giải pháp.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp ký số an toàn, dễ sử dụng và đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật, chữ ký số công cộng ECA của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là lựa chọn phù hợp. ECA hỗ trợ ký số trên nhiều hệ thống điện tử như thuế, hóa đơn điện tử, BHXH, hải quan, dịch vụ công và các giao dịch điện tử khác, đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.