Để kiểm tra chữ ký số trên file PDF có rất nhiều cách. Tuy nhiên, nhiều người dùng vẫn chưa nắm được về cách kiểm tra này. ECA sẽ giới thiệu tới bạn đọc các công cụ uy tín được sử dụng để kiểm tra chữ ký số trên một file PDF có hợp lệ hay không.
Các cách kiểm tra chữ ký số trên file PDF.
1. Kiểm tra chữ ký số trên file pdf qua website Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia
Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) là đơn vị trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông. Website được thành lập bởi trung tâm này chính là nền tảng hỗ trợ quản lý hoạt động của các tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng, đồng thời cho phép người dùng kiểm tra tính xác thực của một chữ ký số trên văn bản điện tử.
1.1 Ưu điểm và hạn chế
Ưu điểm khi kiểm tra trên website NEAC:
- Kiểm tra nhanh chóng, dễ dàng. Nội dung xác thực đáng tin cậy.
- Có thể kiểm tra được chữ ký số của mọi đơn vị cung cấp.
- Kiểm tra được văn bản ký số ở mọi định dạng .pdf,.docx,.xlsx,.pptx,.xml
Hạn chế:
- Việc kiểm tra có thể gián đoạn trong trường hợp website gặp sự cố.
1.2 Các bước kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên website NEAC
Bước 1: Truy cập trang chính thức của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia tại link https://neac.gov.vn/vi
Bước 2: Trên thanh menu chọn danh mục Dịch vụ trực tuyến > chọn dòng Kiểm tra văn bản ký số.
Bước 3: Tại giao diện hiển thị, chọn mục Kiểm tra chữ ký số.
Tại cửa sổ màu xanh, bấm chọn “Click vào box này” hoặc ô “Chọn file tải lên” để tải văn bản có chữ ký số cần kiểm tra lên hệ thống.
Bước 4: Sau khi file đã tải lên thành công, nhấn chọn nút “Kiểm tra chữ ký số” ở góc dưới cùng.
Bước 5: Xem kết quả kiểm tra
File có chữ ký số hợp lệ sẽ hiển thị đầy đủ thông tin của chữ ký số và chứng thư số đi kèm với các thông báo như sau:
- Tên chữ ký: Tên chữ ký + Ký bởi đơn vị nào.
- Trạng thái chữ ký: Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra.
- Tính toàn vẹn của dữ liệu: Không bị thay đổi.
- Trạng thái chứng thư số trên chữ ký: Chứng thư số của người ký hợp lệ tại thời điểm ký số.
Trường hợp chữ ký số không hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị lỗi chi tiết tại mục “Chi tiết nếu chữ ký không hợp lệ”.
Chữ ký số hợp lệ sẽ được thông báo trạng thái hợp lệ tại thời điểm kiểm tra
2. Kiểm tra chữ ký số trên file pdf qua phần mềm NEACSigner
Phần mềm ký số NEACSigner do Bộ Thông tin và Truyền thông phát triển, hỗ trợ người dùng thực hiện nhiều nghiệp vụ liên quan tới chữ ký số như: tạo mẫu chữ ký, ký số một hoặc nhiều tài liệu cùng lúc, chuyển đổi tài liệu office sang pdf,… Đặc biệt, NEACSigner còn có tính năng kiểm tra chữ ký số hợp lệ cho mọi văn bản điện tử.
2.1 Ưu điểm và hạn chế
Ưu điểm khi kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên phần mềm NEACSigner:
- Giao diện đơn giản, tốc độ nhanh chóng.
- Dễ dàng kiểm tra mọi định dạng văn bản có ký số.
Hạn chế:
- Người dùng phải tải và cài đặt phần mềm trên thiết bị.
2.2 Hướng dẫn cài đặt và sử dụng NEACSigner kiểm tra chữ ký số
Bước 1: Truy cập website https://neac.gov.vn/vi
Bước 2: Trên thanh menu chọn danh mục Dịch vụ trực tuyến > chọn Kiểm tra văn bản ký số. Tại giao diện hệ thống, chọn dòng “Tải phần mềm ký số NEACSigner”. Sau khi quá trình tải về máy hoàn tất, mở tệp đã tải và chọn dòng “Tiến hành cài đặt phần mềm”.
Bước 3: Mở phần mềm đã cài đặt. Trên giao diện chính, chọn danh mục Hệ thống > chọn dòng Mở tệp.
Bước 4: Tại tệp đã mở, trên góc phải màn hình, nhấn chọn nút Kiểm tra chữ ký.
Lúc này, bạn có thể xem được tình trạng chữ ký số có hợp lệ hay không, kèm theo thông tin chứng thư số của người ký.
Bước 5: Xem kết quả kiểm tra.
Nếu chữ ký số hợp lệ, phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ thông tin, trạng thái chữ ký số hợp lệ tại thời điểm kiểm tra tương tự như đã nêu ở Cách 1.
3. Xử lý khi chữ ký số trên file PDF không hợp lệ
Trong trường hợp kết quả kiểm tra chữ ký số là không hợp lệ, hoặc hệ thống kiểm tra hiển thị thông báo “Không tìm thấy chữ ký”, người nhận văn bản cần:
- Liên hệ lại với đối tác bên gửi để kiểm tra lại chữ ký.
- Hoặc liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hỗ trợ khắc phục sự cố kỹ thuật, được gia hạn chữ ký số trong trường hợp chứng thư số hết hạn.
Nhìn chung, việc kiểm tra chữ ký số hợp lệ là điều rất cần thiết để xác minh tính hợp pháp và hiệu lực của một văn bản. Chữ ký số không hợp lệ sẽ làm gián đoạn các giao dịch, cũng như suy giảm uy tín của tổ chức, doanh nghiệp đối với khách hàng, đối tác.
Việc kiểm tra này không chỉ quan trọng đối với bên nhận văn bản, mà chính bên ký văn bản cũng phải đảm bảo chữ ký và chứng thư số của đơn vị mình đã đáp ứng đủ điều mọi điều kiện pháp lý.
Để đăng ký dịch vụ chữ ký số uy tín và nhận được hỗ trợ 24/7 trong quá trình sử dụng dịch vụ, quý khách có thể liên hệ ECA theo hotline sau:
Miền Bắc: 1900.4767
Miền Trung, Nam: 1900.4768