Trong quá trình kê khai hoặc nộp thuế điện tử, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh gặp thông báo “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế”, khiến hồ sơ không thể ký và gửi thành công. Đây là lỗi khá phổ biến, đặc biệt khi mới mua, gia hạn hoặc thay đổi chữ ký số. Cùng BHXH tìm hiểu thông tin dưới đây.
1. Nguyên nhân xuất hiện lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế”?
Trên thực tế, lỗi này không xuất phát từ hệ thống thuế bị lỗi, mà chủ yếu do thông tin chứng thư số của người nộp thuế chưa được đồng bộ hoặc đã thay đổi nhưng chưa cập nhật lại.
Lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với Cơ quan thuế” là lỗi thường gặp.
Thứ nhất: Chưa đăng ký chữ ký số với cơ quan Thuế.
Nhiều đơn vị sau khi mua chữ ký số đã sử dụng ngay để kê khai hoặc nộp thuế, nhưng quên thực hiện bước đăng ký chứng thư số trên Cổng Thuế điện tử. Khi đó, hệ thống không ghi nhận chứng thư số và sẽ báo lỗi ngay tại bước ký hồ sơ.
Thứ hai: Chữ ký số vừa gia hạn nhưng chưa cập nhật serial mới.
Khi gia hạn chứng thư số, số serial của chứng thư sẽ thay đổi và serial cũ hết hiệu lực. Nếu người dùng vẫn sử dụng thông tin chứng thư cũ trên hệ thống thuế mà không cập nhật lại serial mới, hệ thống sẽ không chấp nhận chữ ký và phát sinh thông báo lỗi.
Thứ ba: Đã thay đổi nhà cung cấp chữ ký số nhưng chưa đăng ký lại với cơ quan Thuế.
Trong trường hợp chuyển sang sử dụng chữ ký số của đơn vị cung cấp khác, chứng thư số mới sẽ có serial hoàn toàn khác. Nếu không cập nhật thông tin này trên hệ thống Thuế điện tử, mọi giao dịch ký số đều không thể thực hiện.
2. Cách xử lý lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế”
Để xử lý lỗi, người nộp thuế cần cập nhật lại thông tin chứng thư số trên hệ thống Thuế điện tử. Dưới đây là các bước thực hiện cập nhật chứng thư số tại mục Nộp thuế điện tử:
Bước 1: Truy cập Cổng Thuế điện tử tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn/ và đăng nhập bằng mã số thuế cùng mật khẩu đã đăng ký.
Đăng nhập hệ thống thuế điện tử.
Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, chọn “Quản lý tài khoản” trên thanh menu, sau đó chọn “Thay đổi thông tin dịch vụ”.
Bước 3: Tại phần “Dịch vụ – Nộp thuế điện tử”, chọn chức năng Thay đổi thông tin chữ ký số (CKS).
Bước 4: Hệ thống yêu cầu xác nhận chữ ký số, người dùng cắm USB token và nhập mã PIN của chứng thư số.
Trong trường hợp xuất hiện danh sách nhiều chứng thư, nên chọn chứng thư còn thời hạn dài nhất để tránh phát sinh lỗi sau này.
Bước 5: Kiểm tra lại thông tin thay đổi, sau đó chọn “Ký” và gửi để gửi tờ khai đăng ký thay đổi chứng thư số lên cơ quan Thuế.
Bước 6: Nhập mã PIN để hoàn tất ký điện tử. Khi hệ thống hiển thị thông báo “Ký điện tử thành công”, quá trình cập nhật đã được ghi nhận.
Hộp thoại ký điện tử thành công.
Thông thường, hệ thống Thuế điện tử sẽ xử lý và xác nhận thay đổi trong vòng khoảng 2 giờ. Sau thời gian này, người nộp thuế có thể sử dụng chữ ký số mới để tiếp tục kê khai và nộp thuế bình thường.
Sau khi hoàn tất tại mục Nộp thuế điện tử, người dùng cần thực hiện tương tự các bước trên tại hệ thống Khai thuế điện tử để đảm bảo đồng bộ đầy đủ.
3. Cách hạn chế lỗi chứng thư số khi sử dụng Thuế điện tử
Để tránh lặp lại lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế”, người nộp thuế cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:
- Luôn cập nhật lại chứng thư số trên hệ thống Thuế điện tử khi gia hạn chữ ký số hoặc thay đổi nhà cung cấp.
- Thường xuyên kiểm tra thời hạn hiệu lực của chứng thư số để tránh gián đoạn khi đến kỳ kê khai, nộp thuế.
- Không sử dụng đồng thời nhiều chữ ký số cho cùng một tài khoản thuế nếu không cần thiết.
- Lưu lại thông báo xác nhận cập nhật thành công để tiện đối chiếu khi phát sinh sự cố.
Việc chủ động kiểm soát và cập nhật thông tin chứng thư số sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tránh bị gián đoạn giao dịch thuế điện tử, đồng thời hạn chế rủi ro chậm nộp hồ sơ và các hậu quả phát sinh không đáng có.