Trong bối cảnh hóa đơn điện tử đã trở thành chuẩn bắt buộc trên phạm vi toàn quốc, câu hỏi “Có bắt buộc chữ ký số trên hóa đơn điện tử không?” tiếp tục được nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh quan tâm. Để trả lời chính xác, cần hiểu rõ mối quan hệ giữa hóa đơn điện tử và chữ ký số, cũng như các trường hợp pháp luật quy định phải hoặc không phải sử dụng chữ ký số khi phát hành hóa đơn.
1. Mối quan hệ giữa chữ ký số và hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được tạo lập, phát hành, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử khi phát hành bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, trừ các trường hợp đặc biệt được quy định tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Chữ ký số xác thực danh tính của bên mua và bên bán trên hóa đơn điện tử.
Chữ ký số giúp:
- Xác nhận danh tính của bên bán/bên mua.
- Bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn.
- Chống chỉnh sửa, giả mạo, phủ nhận giao dịch sau khi phát hành.
- Đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch điện tử.
Các hình thức chữ ký số thường dùng trên hóa đơn điện tử:
- Chữ ký số USB Token: phổ biến nhất, dễ sử dụng.
- Chữ ký số HSM: ký số lượng lớn tự động, dùng cho quy mô lớn.
- Chữ ký số từ xa (Remote Signing): ký online không cần thiết bị.
- Chữ ký số cá nhân: dùng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
2. Quy định pháp lý về chữ ký số trên hóa đơn điện tử
2.1. Trường hợp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC:
Đối với người bán (bắt buộc):
- Doanh nghiệp, tổ chức: phải ký số bằng chữ ký số của pháp nhân.
- Cá nhân kinh doanh/hộ kinh doanh: ký bằng chữ ký số cá nhân hoặc chữ ký số của người được ủy quyền hợp lệ.
Đối với người mua (không bắt buộc, trừ khi có thỏa thuận):
- Chỉ cần chữ ký số của bên mua nếu hai bên có thỏa thuận ký số và bên mua có hạ tầng kỹ thuật đáp ứng.
- Nếu không có thỏa thuận, hóa đơn chỉ cần chữ ký số của người bán.
Một số trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký số trên hóa đơn.
2.2. Trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký số
Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định 05 nhóm trường hợp không yêu cầu chữ ký số trên hóa đơn, gồm:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán cho cá nhân không kinh doanh: Không bắt buộc chữ ký số người bán. Ví dụ: siêu thị, cửa hàng tiện lợi xuất hóa đơn có mã cho khách lẻ.
- Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: Dành cho hộ/cá nhân kinh doanh không đủ điều kiện tự lập hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh: Không yêu cầu chữ ký số bên bán nếu hóa đơn có mã.
- Hóa đơn điện tử dạng tem, vé, thẻ: Như vé xe buýt điện tử, vé xem phim, thẻ nạp tiền… (trừ trường hợp phải có mã của cơ quan thuế theo quy định).
- Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không: Áp dụng theo thông lệ quốc tế, không yêu cầu chữ ký số của người bán.
2.3. Chữ ký số trên HĐĐT phải là “chữ ký số an toàn”
Theo Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số hợp lệ phải đảm bảo:
- Được ký trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực.
- Được tạo bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số.
- Khóa bí mật nằm dưới sự kiểm soát duy nhất của người ký tại thời điểm ký.
Chỉ khi đáp ứng đủ các điều kiện trên, chữ ký số trên hóa đơn điện tử mới được công nhận giá trị pháp lý.
3. Một số câu hỏi thường gặp về chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Câu 1: Doanh nghiệp được sử dụng nhiều chữ ký số không?
Được phép. Doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều chứng thư số và phải khai báo đầy đủ trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
Câu 2: Có thể ủy quyền ký số hóa đơn hay không?
Chữ ký số trên hóa đơn của doanh nghiệp bắt buộc phải là chữ ký số mang pháp nhân Công ty. Tuy nhiên, người đại diện pháp luật được phép ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác (kế toán trưởng, trưởng chi nhánh…) sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký thay.
Tóm lại, chữ ký số và hóa đơn điện tử là “cặp song hành” không thể tách rời trong hệ thống giao dịch điện tử hiện nay. Doanh nghiệp bắt buộc phải ký số khi phát hành hóa đơn điện tử (trừ một số trường hợp đặc biệt). Chữ ký số giúp hóa đơn hợp lệ, an toàn, không thể chỉnh sửa và được cơ quan thuế chấp nhận. Tham khảo nhiều thông tin tại website https://baohiemxahoidientu.edu.vn/ bạn nhé.