Trong bối cảnh làm việc số hóa, việc in ấn, ký tay, scan tài liệu ngày càng trở nên bất tiện và tốn thời gian. Thay vào đó, nhiều cá nhân và doanh nghiệp lựa chọn chèn chữ ký vào file PDF để xử lý hồ sơ nhanh gọn, đặc biệt với văn bản, biểu mẫu và tài liệu điện tử. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết 2 cách chèn chữ ký dễ thực hiện nhất.
1. Chèn chữ ký vào file PDF là gì? Khi nào cần sử dụng?
Chèn chữ ký vào file PDF là thao tác thêm chữ ký cá nhân vào tài liệu định dạng PDF dưới dạng vẽ tay, hình ảnh hoặc chữ ký điện tử. Cách làm này giúp người dùng:
- Hoàn thiện văn bản mà không cần in ra giấy
- Giữ nguyên bố cục, định dạng tài liệu
- Dễ dàng gửi, lưu trữ và tra cứu hồ sơ
Việc chèn chữ ký vào file thường được sử dụng trong các trường hợp như: ký xác nhận hồ sơ nội bộ, hợp đồng dân sự, báo cáo, biểu mẫu điện tử hoặc tài liệu trao đổi trực tuyến.
2. Cách chèn chữ ký vào file PDF bằng Foxit Reader
Foxit Reader là phần mềm đọc và chỉnh sửa PDF được sử dụng rộng rãi nhờ giao diện nhẹ, dễ thao tác và hỗ trợ nhiều tính năng mở rộng, trong đó có tạo và chèn chữ ký vào file.
2.1. Tạo chữ ký trong Foxit Reader
Trước khi chèn chữ ký vào file PDF, bạn cần tạo chữ ký theo các bước sau:
Bước 1: Mở file PDF cần ký hoặc tạo file PDF mới. Trên thanh công cụ, chọn PDF Sign (biểu tượng cây bút).
Bước 2: Chọn Signature List, sau đó nhấn biểu tượng dấu “+” hoặc chọn Create Signature để tạo chữ ký mới.
Bước 3: Foxit Reader cung cấp nhiều cách tạo chữ ký, bao gồm:
- Draw Signature: Dùng chuột vẽ chữ ký trực tiếp
- Import File: Tải lên ảnh chữ ký có sẵn từ máy tính
- Paste from Clipboard: Dán ảnh chữ ký từ clipboard
- Type Signature: Nhập tên và chọn kiểu chữ ký phù hợp
Sau khi hoàn tất, chữ ký sẽ được lưu lại để sử dụng cho các lần sau.
2.2. Chèn chữ ký vào file PDF bằng Foxit Reader
Hướng dẫn chèn chữ ký vào file bằng Foxit Reader đơn giản.
Bước 1: Chọn chữ ký đã tạo, sau đó kéo và thả vào vị trí cần ký trên file PDF.
Bước 2: Click chuột ra ngoài để cố định chữ ký và hiển thị rõ nét hơn.
Bước 3: Nếu cần điều chỉnh, bạn có thể:
- Di chuyển chữ ký bằng cách kéo thả
- Thay đổi kích thước bằng cách kéo các góc chữ ký
Bước 4: Trường hợp muốn xóa chữ ký, chỉ cần chọn chữ ký và nhấn phím Delete.
Lưu ý: Khi nhấn Apply All Signatures, chữ ký sẽ được gắn cố định vào tài liệu và không thể chỉnh sửa hoặc xóa bỏ.
2.3. Cách chèn chữ ký vào file PDF bằng Adobe Reader
Adobe Reader là phần mềm đọc PDF quen thuộc, hỗ trợ ký và điền thông tin trực tiếp trên file PDF với thao tác đơn giản.
Các bước chèn chữ ký vào file bằng Adobe Reader
Bước 1: Tải và cài đặt Adobe Reader trên máy tính.
Bước 2: Mở phần mềm, chọn File => Open để mở file PDF cần ký.
Bước 3: Kích hoạt thanh công cụ bằng tổ hợp phím Shift + F4, sau đó chọn Fill & Sign.
Bước 4: Chọn Sign => Add Signature để tạo chữ ký mới.
Bước 5: Adobe Reader cho phép tạo chữ ký theo 3 cách:
- Type: Nhập tên
- Draw: Vẽ chữ ký trực tiếp
- Image: Tải ảnh chữ ký từ máy tính
Sau khi chọn xong, nhấn Apply để hoàn tất.
Bước 6: Kéo chữ ký vào vị trí mong muốn và điều chỉnh kích thước nếu cần.
3. Lưu ý khi chèn chữ ký vào file
Chữ ký hình ảnh không có giá trị pháp lý như chữ ký số.
Các cách trên giúp bạn chèn chữ ký nhanh chóng, tuy nhiên cần lưu ý:
- Chữ ký dạng hình ảnh hoặc vẽ tay không có giá trị pháp lý cao
- File PDF vẫn có thể bị chỉnh sửa nếu không được bảo mật
- Không xác thực được danh tính người ký trong giao dịch điện tử
Với các tài liệu quan trọng như hợp đồng, hồ sơ pháp lý, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng chữ ký số để đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và tuân thủ quy định pháp luật.
Giải pháp chèn chữ ký số vào file PDF với chữ ký số ECA
Thay vì chỉ chèn chữ ký hình ảnh, giải pháp chữ ký số ECA cho phép ký trực tiếp lên file PDF với độ an toàn cao, đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý trong giao dịch điện tử.
Ưu điểm nổi bật của chữ ký số ECA:
- Ký số trực tiếp trên file PDF
- Xác thực danh tính người ký
- Bảo đảm nội dung không bị chỉnh sửa sau khi ký
- Phù hợp ký hợp đồng, hồ sơ điện tử, tài liệu doanh nghiệp
Với BHXH, việc chèn chữ ký vào file PDF không chỉ nhanh chóng mà còn an toàn, hợp pháp, chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số của cá nhân và doanh nghiệp hiện nay.