Trong hoạt động quản lý hành chính và giao kết hợp đồng, đóng dấu giáp lai là thao tác quen thuộc nhưng lại có ý nghĩa pháp lý quan trọng trong việc đảm bảo tính toàn vẹn và hợp lệ của văn bản, hồ sơ. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều tổ chức, doanh nghiệp vẫn lúng túng trong việc thực hiện đúng quy định về đóng dấu giáp lai. Dấu giáp lai không chỉ thể hiện tính thống nhất của tài liệu mà còn giúp ngăn chặn hành vi thay đổi, thêm bớt nội dung sau khi phát hành.
Quy định đóng dấu giáp lai.
1. Khái niệm đóng dấu giáp lai là gì?
Theo quy định pháp luật hiện hành, đóng dấu giáp lai là việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để đóng lên mép nối giữa các trang tài liệu (thường từ hai trang trở lên) nhằm xác nhận các trang đó thuộc cùng một bộ hồ sơ, một văn bản duy nhất và có tính thống nhất về nội dung.
Dấu giáp lai giúp bảo đảm tài liệu không bị tách rời, thay thế hoặc sửa đổi, đặc biệt với những hợp đồng, biên bản, báo cáo hoặc hồ sơ hành chính có nhiều trang.
2. Căn cứ pháp lý về đóng dấu giáp lai
Hiện nay, việc đóng dấu giáp lai được quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Ngoài ra còn có Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn một số nội dung về quản lý con dấu (đối với cơ quan nhà nước, tổ chức hành chính sự nghiệp);
Các quy định nội bộ của từng cơ quan, tổ chức hoặc quy chế quản lý con dấu của doanh nghiệp.
Dù không bắt buộc trong mọi trường hợp, song theo thông lệ hành chính, dấu giáp lai được yêu cầu đối với các văn bản có từ hai trang trở lên hoặc hồ sơ gửi ra bên ngoài nhằm đảm bảo giá trị pháp lý và tính xác thực của tài liệu.
3. Quy định về đóng dấu giáp lai
Việc nắm vững các quy định và nguyên tắc đóng dấu giáp lai đúng chuẩn sẽ giúp đơn vị tránh vi phạm hành chính, đồng thời tăng tính chuyên nghiệp trong quản lý hồ sơ. Có rất nhiều các quy định mà khi đóng dấu giáp lai cần lưu ý.
Vị trí đóng dấu giáp lai.
3.1. Các quy định về vị trí, hình thức đóng dấu
- Vị trí đóng dấu
Dấu giáp lai thường được đóng chéo hoặc trùm lên phần mép phải hoặc mép trái của văn bản, sao cho mỗi lần đóng đều ăn sang cả hai trang giấy liền kề. Với hồ sơ nhiều trang, dấu có thể liên tiếp từ trang đầu đến trang cuối để đảm bảo tính liên kết.
- Số lượng dấu
Chỉ cần một con dấu giáp lai duy nhất cho toàn bộ văn bản, tuy nhiên đối với tài liệu dày hoặc đóng thành tập, doanh nghiệp có thể đóng thêm ở mép trên hoặc dưới để tăng tính bảo mật và thẩm mỹ.
- Hình thức đóng dấu:
Dấu giáp lai phải rõ nét, không bị mờ, lệch hoặc trùm lên nội dung chữ viết. Màu mực thường sử dụng là đỏ tươi, thống nhất với quy định màu dấu của tổ chức.
- Người thực hiện đóng dầu
Việc đóng dấu giáp lai phải được thực hiện bởi người được giao quản lý và sử dụng con dấu theo quy định nội bộ của cơ quan hoặc doanh nghiệp, nhằm tránh tình trạng sử dụng dấu sai thẩm quyền.
3.2. Trường hợp bắt buộc và không bắt buộc đóng dấu giáp lai
Bắt buộc: Khi văn bản có từ hai trang trở lên và được gửi đi hoặc lưu hành bên ngoài tổ chức (ví dụ: hợp đồng kinh tế, hồ sơ mời thầu, báo cáo quyết toán, công văn liên tịch…).
Không bắt buộc: Với các văn bản nội bộ hoặc hồ sơ điện tử đã được ký số hợp lệ, dấu giáp lai có thể không cần thiết. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn duy trì thói quen đóng dấu giáp lai để tăng tính thống nhất và chuyên nghiệp trong lưu trữ hồ sơ giấy.
4. Ý nghĩa và rủi ro khi không đóng dấu giáp lai đúng quy định
Ý nghĩa đóng dấu giáp lai.
Đóng dấu giáp lai là một thủ tục hành chính quan trọng để xác nhận văn bản là chính thống, không bị thay đổi hoặc sửa chữa. Việc đóng dấu giáp lai mang lại hai giá trị chính:
- Giá trị pháp lý: Xác nhận tính toàn vẹn, thống nhất và hợp lệ của văn bản;
- Giá trị quản lý: Giúp cơ quan, doanh nghiệp kiểm soát hồ sơ, tránh thất lạc hoặc sửa đổi trái phép.
Trường hợp doanh nghiệp, đơn vị không thực hiện hoặc thực hiện sai quy định (đóng thiếu, sai vị trí, mờ dấu…), doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro như bị nghi ngờ về tính hợp lệ của văn bản, hoặc trong một số trường hợp, văn bản có thể bị từ chối tiếp nhận, thậm chí bị yêu cầu lập lại.
Có thể thấy, đóng dấu giáp lai tuy là thao tác kỹ thuật đơn giản nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính pháp lý và chuyên nghiệp của tài liệu. Khi sử dụng các văn bản, tài liệu giấy việc nắm vững quy định, vị trí và cách thức đóng dấu đúng chuẩn giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro, đảm bảo sự minh bạch trong quản lý văn bản.
Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, dù nhiều hồ sơ đã chuyển sang dạng điện tử, nhưng đối với tài liệu giấy, dấu giáp lai vẫn là một phần không thể thiếu trong quy trình hành chính hiện đại, góp phần duy trì tính chuẩn mực và tin cậy trong mọi giao dịch, hợp đồng và hoạt động pháp lý. Tham khảo thêm tại BHXH nhé.