Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp, đơn vị có thể cần thay đổi mẫu dấu hoặc mẫu chữ ký của người đại diện theo pháp luật vì nhiều lý do khác nhau. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về Mẫu số 18: Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký và các trường hợp sử dụng mẫu giấy này cho doanh nghiệp, đơn vị.
Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký số.
1. Các trường hợp cần thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký
Doanh nghiệp hoặc tổ chức khi phát sinh những thay đổi liên quan đến nhân sự, pháp lý hoặc định hướng phát triển, dẫn đến việc cần điều chỉnh mẫu dấu hoặc mẫu chữ ký. Việc thay đổi này cần tuân thủ quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính hợp lệ của các giao dịch và văn bản hành chính.
1.1 Trường hợp thay đổi mẫu dấu
Các trường hợp thay đổi mẫu dấu doanh nghiệp, đơn vị gồm:
- Mất con dấu: Đây là trường hợp phổ biến nhất, doanh nghiệp cần làm thủ tục thông báo mất dấu và đăng ký mẫu dấu mới.
- Con dấu bị hỏng, mòn: Khi con dấu không còn rõ nét, khó nhận diện, doanh nghiệp nên thay đổi để đảm bảo tính pháp lý của văn bản.
- Doanh nghiệp muốn thay đổi mẫu dấu: Vì lý do thẩm mỹ, bảo mật hoặc đơn giản là muốn đổi mới.
1.2 Trường hợp thay đổi mẫu chữ ký của người đại diện theo pháp luật
Trường hợp thay đổi mẫu chữ ký của người đại diện theo pháp luật gồm có:
- Thay đổi người đại diện theo pháp luật: Khi có người khác lên giữ chức vụ này, chữ ký của họ sẽ thay thế chữ ký cũ.
- Người đại diện muốn thay đổi mẫu chữ ký: Vì lý do cá nhân hoặc muốn có một mẫu chữ ký mới chính thức.
Việc thay đổi này cần được thông báo và đăng ký lại với cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo tất cả các văn bản, giao dịch sau đó đều hợp lệ với mẫu dấu, chữ ký mới.
2. Mẫu số 18: Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký và cách lập
Mẫu số 18: Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký được ban hành kèm theo Nghị định 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020. Theo đó, doanh nghiệp đơn vị cần thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký đặc biệt lưu ý để việc thay đổi được thuận lợi và đúng quy định.
2.1 Mẫu số 18: Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký
Mẫu số 18: Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký có Ký hiệu: 02/MTK
Mẫu số 18: Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký.
(Tải Mẫu số 18 đầy đủ TẠI ĐÂY)
2.2 Hướng dẫn chi tiết cách lập Mẫu số 18
Việc lập Mẫu số 18 khá đơn giản, tuy nhiên khi lập cần tỉ mỉ, đảm bảo nội dung thông tin chính xác, tránh sai sót, phải bổ sung hoặc làm lại. Các lập như sau:
Phần 1. Tên doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh
- Kính gửi Kho bạc Nhà nước: Điền kho bạc Nhà nước nơi doanh nghiệp nộp thuế
- Tên đơn vị: ……………. Mã ĐVQHNS: Ghi rõ, đầy đủ tên đơn vị
- QĐ thành lập số: …………… Do cơ quan: ………… Cấp Ngày/tháng/năm: Ghi thông tin của doanh nghiệp/đơn vị.
- Tên cơ quan cấp trên: Ghi tên cơ quan cấp trên trực tiếp quản lý.
- Các thông tin bao gồm:
- Họ và tên Chủ tài khoản/ Văn bản bổ nhiệm số…Ngày/tháng/năm/;
- Họ và tên Kế toán trưởng/Văn bản bổ nhiệm số …….. Ngày/tháng/năm (Điền đầy đủ tên chính xác như trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động).
- Lý do thay đổi: Ghi rõ lý do thay đổi (Mất con dấu; Con dấu bị hỏng, mòn; Thay đổi mẫu dấu mới…).
Phần 2: Điền bảng mẫu dấu, mẫu chữ ký
Doanh nghiệp điền thông tin vào từng ô
Lưu ý:
- Mẫu chữ ký số (1) và (2) của người ký chữ ký thứ nhất phải giống nhau.
- Mẫu chữ ký số (1) và (2) của người ký chữ ký thứ hai phải giống nhau
Điền vào bảng mẫu dấu, mẫu chữ ký.
Phần 3: Mẫu dấu mới
- Mẫu dấu tròn (nếu có) => Dán/in hình ảnh mẫu dấu tròn mới vào ô này.
- Mẫu dấu vuông (nếu có) => Dán/in hình ảnh mẫu dấu vuông mới vào ô này.
Lưu ý: Doanh nghiệp phải gửi kèm theo hình ảnh mẫu dấu mới (bản scan hoặc ảnh chụp rõ nét) khi nộp hồ sơ online hoặc in mẫu dấu thực tế khi nộp hồ sơ giấy.
Phần 4: Thay đổi này áp dụng cho tài khoản
Doanh nghiệp lựa chọn thay đổi cho tài khoản nào thì điền thông tin tương ứng ở tài khoản đó.
Phần 5: Ký, ghi rõ họ tên
Ghi rõ ngày, tháng, năm lập đề nghị, sau đó chủ tài khoản ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có).
3. Trình tự nộp hồ sơ thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo hai cách:
- Nộp hồ sơ trực tiếp: Tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Nộp hồ sơ trực tuyến: Qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là phương pháp khuyến khích vì tiện lợi, tiết kiệm thời gian.
Thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ. Trường hợp thủ tục đăng ký chữ ký số không đúng, hoặc các mẫu chữ ký không đúng quy định cán bộ phụ trách sẽ thông báo để doanh nghiệp được biết và có phương án điều chỉnh.
Trên đây BHXH đã thông tin về Mẫu số 18: Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký các trường hợp cần thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký đối với doanh nghiệp. Việc nắm vững và thực hiện đúng thủ tục liên quan đến giúp thay đổi thông tin thuận lợi đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, tránh những rắc rối không đáng có.