Hợp đồng thương mại tiếng Anh ngày càng phổ biến trong giao dịch quốc tế và nội địa có yếu tố nước ngoài. Tuy nhiên, để hợp đồng có giá trị pháp lý tại Việt Nam, doanh nghiệp cần hiểu rõ quy định về ngôn ngữ, công chứng, điều kiện hiệu lực và mẫu hợp đồng chuẩn. Bài viết dưới đây BHXH sẽ hướng dẫn chi tiết từ khâu dịch, công chứng đến soạn thảo và ký kết hợp đồng đúng luật.
Hợp đồng thương mại tiếng Anh
1. Dịch và công chứng hợp đồng thương mại tiếng Anh ở đâu?
Khi các bên tham gia hợp đồng có yếu tố nước ngoài, hoặc cần nộp cho cơ quan nhà nước, việc dịch thuật và công chứng hợp đồng thương mại tiếng Anh là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý.
1.1 Nơi dịch và công chứng hợp đồng thương mại tiếng Anh
Do đặc thù sử dụng ngôn ngữ pháp lý, hợp đồng thương mại cần được dịch bởi đơn vị chuyên ngành có chứng chỉ hành nghề. Hiện nay, người công chứng có thể lựa chọn một trong ba hình thức phổ biến:
- Trung tâm dịch thuật có chứng nhận hành nghề hợp pháp: Đây là nơi cung cấp bản dịch chính xác, đúng thuật ngữ chuyên ngành, được công chứng viên chấp thuận. Trung tâm thường có đội ngũ biên dịch viên chuyên về luật, tài chính, thương mại quốc tế.
- Phòng công chứng: Do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, đơn vị hành chính cấp huyện (nay là cấp xã). Tuy nhiên, phòng công chứng đang được đưa ra phương án lộ trình giải thể, để chuyển sang Văn phòng công chứng.
- Văn phòng công chứng: Người dân có thể mang hợp đồng đã được dịch sang tiếng Việt (hoặc ngược lại) đến văn phòng công chứng để chứng thực bản dịch. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng công chứng viên chỉ xác nhận tính hợp lệ của bản dịch, không chịu trách nhiệm về nội dung pháp lý của hợp đồng.
1.2 Chi phí và thời gian công chứng
- Chi phí: Tùy theo độ dài và độ khó của chuyên ngành cần dịch, giá dịch thuật hợp đồng thương mại tiếng Anh dao động từ 100.000 – 250.000 VNĐ/trang A4, phí công chứng khoảng 20.000 – 50.000 VNĐ/bản.
- Thời gian xử lý dịch: Trung bình từ 1-3 ngày làm việc, có thể rút ngắn nếu yêu cầu gấp với chi phí cao hơn.
2. Khi nào hợp đồng thương mại tiếng Anh có giá trị pháp lý?
Dựa trên cơ sở quy định về điều kiện giao dịch dân sự tại Điều 117, Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thương mại tiếng Anh bằng văn bản chỉ có giá trị pháp lý nếu:
- Các bên tự nguyện tham gia, có năng lực pháp lý và hành vi dân sự đầy đủ.
- Nội dung hợp đồng không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội.
- Hình thức bằng văn bản tiếng Anh phải được dịch sang tiếng Việt (nếu nộp cho cơ quan nhà nước hoặc sử dụng tại Việt Nam) và được công chứng, chứng thực khi cần thiết.
- Các bên hiểu rõ nội dung hợp đồng. Nếu một bên không thông thạo tiếng Anh mà vẫn ký hợp đồng thì hợp đồng có thể bị coi là vô hiệu do bị lừa dối hoặc hiểu sai bản chất giao dịch.
Trường hợp hợp đồng song ngữ:
Trong giao dịch quốc tế, hợp đồng thường được lập song ngữ Anh – Việt. Khi có tranh chấp, bản tiếng Việt thường được ưu tiên áp dụng nếu các bên không thỏa thuận ngược lại. Vì vậy, khi soạn thảo hợp đồng song ngữ, doanh nghiệp cần quy định rõ ngôn ngữ nào được sử dụng để giải thích nhằm tránh tranh cãi về ý nghĩa pháp lý.
Ký hợp đồng online (ký điện tử):
Theo Điều 34, Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử (bao gồm hợp đồng bằng tiếng Anh) có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy, nếu thỏa mãn điều kiện về định danh, xác thực và lưu trữ dữ liệu.
Để đảm bảo giá trị pháp lý và tính xác thực, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm ký số và nền tảng hợp đồng điện tử do các tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng được Nhà nước cấp phép cung cấp, như ECA, iContract, VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA…
Thể thức, ngôn ngữ, nội dung của hợp đồng thương mại
3. Những quy định về hợp đồng thương mại tiếng Anh
Khi soạn thảo và thực hiện hợp đồng thương mại tiếng Anh, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật về nội dung, hình thức và ngôn ngữ hợp đồng.
3.1 Về nội dung hợp đồng
Theo Điều 398, Bộ luật Dân sự 2015 và Điều 24, Luật Thương mại 2005, hợp đồng thương mại tiếng Anh phải có các nội dung chủ yếu:
- Thông tin các bên (tên pháp lý, địa chỉ, người đại diện hợp pháp);
- Đối tượng của hợp đồng (hàng hóa, dịch vụ, quyền, nghĩa vụ);
- Số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn hàng hóa hoặc dịch vụ;
- Giá cả và phương thức thanh toán;
- Thời hạn, địa điểm, phương thức giao hàng;
- Quyền và nghĩa vụ của các bên;
- Điều khoản phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại;
- Điều khoản giải quyết tranh chấp;
- Luật điều chỉnh và ngôn ngữ áp dụng.
3.2 Về ngôn ngữ hợp đồng
Luật Việt Nam không cấm việc lập hợp đồng hoàn toàn bằng tiếng Anh. Tuy nhiên, nếu hợp đồng được sử dụng để đăng ký, nộp hồ sơ hoặc chứng minh giao dịch tại cơ quan nhà nước Việt Nam, bắt buộc phải có bản dịch tiếng Việt được công chứng hợp lệ.
Ví dụ:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa giữa công ty Việt Nam và công ty Singapore phải có bản dịch tiếng Việt để nộp cho cơ quan hải quan, ngân hàng hoặc thuế.
- Hợp đồng lao động với chuyên gia nước ngoài phải có bản tiếng Việt để đăng ký với Sở Lao động.
3.3 Về điều khoản luật áp dụng
Các bên có thể thỏa thuận luật điều chỉnh hợp đồng là pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật nước ngoài, tùy theo tính chất giao dịch.
Tuy nhiên, tại Điều 683, Bộ Luật dân sự 2015 có đề cập: Nếu giao dịch được thực hiện hoàn toàn tại Việt Nam, việc chọn luật nước ngoài sẽ không được chấp nhận khi giải quyết tranh chấp tại tòa án Việt Nam.
3.4 Về giải quyết tranh chấp
Tranh chấp hợp đồng thương mại tiếng Anh có thể được giải quyết bằng:
- Thương lượng, hòa giải;
- Trọng tài thương mại (VD: Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam – VIAC);
- Tòa án có thẩm quyền.
Các bên cần quy định rõ cơ quan giải quyết tranh chấp và địa điểm xét xử, vì yếu tố ngôn ngữ và lãnh thổ ảnh hưởng lớn đến chi phí và thời gian xử lý.
4. Mẫu hợp đồng thương mại tiếng Anh và những lưu ý quan trọng
Sau khi đã nắm rõ các quy định, điều kiện pháp lý và lưu ý khi ký kết, việc tham khảo mẫu hợp đồng thương mại tiếng Anh là bước quan trọng giúp doanh nghiệp hình dung cấu trúc, cách diễn đạt và thuật ngữ thường dùng trong giao dịch quốc tế. Dưới đây là mẫu hợp đồng mua bán song ngữ để doanh nghiệp tham khảo.
Tải mẫu hợp đồng thương mại tiếng Anh tại đây: Mẫu hợp đồng thương mại
Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng thương mại tiếng Anh, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Kiểm tra năng lực pháp lý của đối tác:
- Xác minh tư cách pháp nhân, giấy phép kinh doanh, người đại diện và thẩm quyền ký kết.
- Hợp đồng do người không có thẩm quyền ký có thể bị vô hiệu.
- Dùng thuật ngữ pháp lý chuẩn xác: Ưu tiên thuật ngữ pháp lý quốc tế rõ nghĩa, tránh mơ hồ. Ví dụ: “shall” (nghĩa vụ bắt buộc), “may” (quyền tùy chọn).
- Quy định rõ ngôn ngữ điều hành hợp đồng:
- Nêu rõ bản tiếng Anh hoặc tiếng Việt được ưu tiên áp dụng khi có khác biệt.
- Giúp tránh tranh cãi về cách hiểu nội dung.
- Ghi rõ luật điều chỉnh và cơ quan giải quyết tranh chấp:
- Thỏa thuận trước về “Governing Law” và “Jurisdiction”.
- Tránh mất thời gian xác định thẩm quyền khi tranh chấp xảy ra.
- Lưu ý về chữ ký, con dấu và hình thức hợp đồng:
- Chữ ký và con dấu phải được xác thực hợp pháp hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.
- Khi ký online, sử dụng chữ ký số và phần mềm hợp đồng điện tử được cấp phép bởi Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý.
- Lưu trữ song song bản cứng và bản điện tử có mã hóa.
- Dịch và công chứng bản song ngữ: Nếu dùng tại Việt Nam, cần dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch để được cơ quan Nhà nước chấp nhận.
- Tham khảo tư vấn pháp lý: Nhờ luật sư rà soát các điều khoản quan trọng: chấm dứt, bồi thường, giới hạn trách nhiệm, phạt vi phạm, và giải quyết tranh chấp.
Như vậy, để bản hợp đồng thương mại tiếng Anh có giá trị pháp lý tại Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định về ngôn ngữ, công chứng, và điều kiện hiệu lực của hợp đồng. Việc dịch và công chứng hợp đồng thương mại tiếng Anh không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là bước bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên. Khi thỏa thuận, doanh nghiệp nên lưu ý xác định rõ ngôn ngữ áp dụng, luật điều chỉnh và cơ quan giải quyết tranh chấp để hạn chế rủi ro.