Khi người lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng hoặc để hưởng các chế độ hưu trí… người sử dụng lao động phối hợp cùng với cơ quan BHXH làm các thủ tục chốt sổ BHXH. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội phải thực hiện theo đúng quy định của Pháp luật, đảm bảo quyền và lợi ích cho người lao động.
1. Trách nhiệm chốt sổ BHXH cho người lao động
Theo quy định của luật hiện hành và quy định tại Khoản 3, Điều 48 Bộ Luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động. Mặt khác, tại Khoản 5, Điều 21, Luật BHXH năm 2014 cũng nêu rõ:
“Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”.
Như vậy, trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động. Trong trường hợp người lao động trốn tránh trách nhiệm hoặc doanh nghiệp đã giải thể, trách nhiệm chốt sổ thuộc về cơ quan BHXH. Người sử dụng lao động, sẽ bị phạt nếu không chốt sổ cho người lao động, chậm đóng hoặc không hoàn thành nhiệm vụ đóng BHXH cho người lao động theo đúng quy định.
2. Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động
Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động được thực hiện theo 3 bước như sau:
Bước 1: Báo giảm lao động
Khi người lao động yêu cầu người sử dụng lao động/ doanh nghiệp chốt sổ BHXH cho mình ngay sau khi chấm dứt hợp đồng làm việc hoặc nghỉ việc. Người sử dụng lao động/doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ để báo giảm lao động gồm:
- Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS); Tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);
- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (1 bản/người);
Doanh nghiệp hoàn thiện các giấy tờ nêu trên và gửi tới cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp tham gia.
Bước 2: Chốt sổ BHXH
Hồ sơ làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm gồm:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT ( Mẫu TK3-TS );
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);
- Sổ BHXH;
- Công văn chốt sổ của đơn vị (Mẫu D01b-TS).
Doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ và gửi tới cơ quan BHXH qua phần mềm BHXH hoặc qua đường bưu điện để được giải quyết.
Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khá đơn giản vì vậy người sử dụng lao động cần sớm hoàn tất đảm bảo lợi ích cho cả 2 bên. Để được tư vấn và giải đáp các thắc mắc quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đường dây nóng: 1900558873 hoặc 1900558872.