Chữ ký số là nội dung bắt buộc và cũng có thể không bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Vậy quy định cụ thể về chữ ký số trên hóa đơn điện tử như thế nào? Những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn đọc được rõ hơn.
1. Quy định về nội dung chữ ký số
Căn cứ theo Khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn nêu rõ:
“7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:
a) Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).
b) Đối với hóa đơn điện tử:
Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.”
Như vậy, nội dung chữ ký số có đặc điểm:
- Có thể bắt buộc có chữ ký số của cả người bán và người mua
- Có thể chỉ bắt buộc có chữ ký số của người bán
- Không bắt buộc chữ ký số của cả người bán và người mua
2. Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử trường hợp bắt buộc có
Chữ ký số là một trong những yếu tố xác thực, là điều kiện làm nên tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Tuy nhiên không phải tất cả các trường hợp hóa đơn đều cần chữ ký số của người bán và người mua.
2.1 Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử trường hợp bắt buộc có đối với cả người bán và không bắt buộc người mua
Theo quy định tại Điểm a Khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP trên, hóa đơn điện tử có mã số thuế do cơ quan thuế cấp chữ ký số được quy định như sau:
- Bắt buộc có chữ ký số của người bán
- Có thể có hoặc không có dấu của người bán, chữ ký của người mua.
Đối với loại hóa đơn có mã số thuế do cơ quan thuế cấp thì bắt buộc phải có chữ ký số của người bán để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn (hóa đơn hợp pháp). Trường hợp thiếu chữ ký số của người bán sẽ không có hiệu lực pháp lý và không có giá trị chứng minh giao dịch.
2.2 Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử đối với người bán là doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân
Theo quy định tại Điểm b Khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP trường hợp chữ ký số áp dụng đối với người bán như sau:
- Đối với người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
- Đối với người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
3. Trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký số
Bên cạnh các loại hóa đơn điện tử bắt buộc có chữ ký số thì có các hóa đơn điện tử không cần có chữ ký số của cả bên bán và bên mua. Căn cứ theo Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020 trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số trên hóa đơn như sau:
- Đối với HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.
- Đối với HĐĐT bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
- Đối với HĐĐT là tem, vé, thẻ: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
- Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là HDDT thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.
4. Quy định chữ ký số trên hóa đơn điện tử phải là chữ ký số an toàn theo quy định của Pháp luật
Hóa đơn điện tử là một trong những loại giấy tờ mà Pháp luật quy định phải có chữ ký của người bán hoặc có thể có chữ ký của người mua (trừ trường hợp đặc biệt). Theo đó, hóa đơn được cho là đáp ứng yêu cầu khi được ký bởi chữ ký số an toàn.
Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số được quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 cụ thể như sau.
“Điều 9. Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
1. Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
2. Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
a) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
b) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
c) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
d) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.
3. Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.”
Doanh nghiệp cần căn cứ vào từng trường hợp hóa đơn cụ thể để sử dụng chữ ký số cho phù hợp. Trường hợp thiếu chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử có thể khiến hóa đơn vô hiệu dẫn đến tranh chấp hoặc gây thiệt hại cho cả người bán và người mua.
Trên đây baohiemxahoi cung cấp thông tin quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp, đơn vị cần nắm được để thực hiện đúng quy định, tránh rủi ro liên quan đến hóa đơn. Lưu ý sử dụng chữ ký số an toàn để ký hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo tính pháp lý.