Ngày 05/3/2020 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Nội dung Nghị định hướng dẫn ký số văn bản điện tử thông qua sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp. Dưới đây là những nội dung về chữ ký số theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP do ECA tổng hợp và tóm tắt.
1. Quy định trong hướng dẫn ký số văn bản bằng chữ ký số
Các dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cho Chính phủ gồm:
- Tạo và phân phối các cặp khóa;
- Cấp chứng thư số, gia hạn chứng thư số, thay đổi thông tin chứng thư số, thu hồi chứng thư số;
- Khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật, dịch vụ công bố;
- Duy trì trực tuyến cơ sở dữ liệu về chứng thư số, dịch vụ kiểm tra chứng thư số trực tuyến, cấp dấu thời gian;
Trong đó, quy định về chữ ký số sẽ là:
1.1 Đối với văn bản chính
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
1.2 Đối với văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử
Hình ảnh: Không hiển thị.
Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
1.3 Đối với văn bản số hóa
Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
2. Quy trình nhận văn bản đến trước khi ký số văn bản điện tử
Khi tiếp nhận văn bản đến là văn bản giấy, nhân viên văn thư cần thực hiện xử lý văn bản số hóa theo quy trình dưới đây:
Bước 1: Văn bản được văn thư tiếp nhận, nếu là văn bản giấy thì kiểm tra tính hợp lệ và chuyển sang Bước 2. Nếu là văn bản điện tử thì Văn thư kiểm tra, xác thực chữ ký số bằng phần mềm và chuyển sang Bước 3 Nếu chữ ký số không hợp lệ, loại bỏ văn bản đó đồng thời báo lại bên gửi để ký và gửi lại.
Bước 2: Số hóa văn bản, scan văn bản, đặt tên file và lưu trữ theo quy định.
Bước 3: Văn thư chuyển văn bản theo luồng xử lý văn bản trong phần mềm Quản lý văn bản và theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ của công chức, viên chức.
3. Hướng dẫn quy trình ký số văn bản điện tử trên phần mềm
Để thực hiện ký số thông qua phần mềm hỗ trợ theo Nghị định 30/2020, quý khách tham khảo thực hiện theo các bước dưới đây
Bước 1: Cài đặt phần mềm hỗ trợ
Truy cập website Ban Cơ yếu Chính phủ tại địa chỉ https://ca.gov.vn, tải bộ thư viện tích hợp hỗ trợ ký văn bản bằng chữ ký số theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và cài đặt trên máy tính sử dụng ký số.
Bước 2: Thực hiện ký số văn bản đến
Văn thư đăng nhập và hệ thống Quản lý văn bản, tại phần Văn bản đến, nhấn thêm mới văn bản đến.
Thực hiện quy trình ký số văn bản điện tử đến, nhấn Sao văn bản điện tử chọn:
- Ký Sao y;
- Ký Sao lục;
- Ký Trích sao;
Văn bản đã được ký số và tiếp nhận vào hệ thống Quản lý văn bản của đơn vị.
Bước 3: Ký số văn bản đi, văn bản đi kèm không cùng tệp tin với bản chính
Để thực hiện ký văn bản đi bằng chữ ký số, Văn thư vào phần Văn bản đi và thêm mới văn bản đi
Tương tự hướng dẫn ký số văn bản đến, Văn thư lựa chọn thao tác ký số:
- Sao văn bản điện tử;
- Ký tài liệu đính kèm;
- Đóng dấu phát hành;
Sau đó ban hành điện tử đi trên hệ thống Quản lý văn bản.
Trên đây https://baohiemxahoidientu.edu.vn/ là một số quy định và nội dung đáng chú ý về chữ ký số theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP dành cho cơ quan Nhà nước. Hy vọng thông tin được ECA cung cấp trong bài viết đã giúp quý khách nắm được những thông tin quan trọng về chữ ký số tại Nghị định này.