Ký hợp đồng online: Nâng cao hiệu quả, tối ưu chi phí

Ký hợp đồng online là gì ,đây đang trở thành xu hướng tất yếu trong hoạt động kinh doanh hiện nay. Với những lợi ích vượt trội so với hình thức ký kết truyền thống, giải pháp ký hợp đồng online giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc.

1. Phương thức ký hợp đồng online là gì?

Hiện nay các hoạt động, mua bán, trao đổi hàng hóa, hợp tác kinh doanh… có thể thực hiện ký hợp đồng theo 2 phương thức là ký hợp đồng giấy hoặc ký hợp đồng online.

Ký hợp đồng online.

Ký hợp đồng online hay ký hợp đồng điện tử là phương thức ký hợp đồng thông qua phương tiện điện tử điện tử mà người ký không cần gặp mặt trực tiếp.

Đặc điểm của ký hợp đồng online:

Sử dụng phương tiện điện tử để thực hiện ký hợp đồng.
Hợp đồng được thành lập dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Cần chữ ký số để đảm bảo giao dịch an toàn và có giá trị pháp lý cao.
Có ít nhất 3 chủ thể tham gia gồm: người mua và người bán và đơn vị cung cấp dịch vụ mạng và cơ quan chứng thực chữ ký số.

Bên cạnh các đặc điểm nêu trên khi ký hợp đồng online cần tuân thủ các văn bản pháp lý như:

Bộ luật dân sự 2015
Luật Giao dịch điện tử 2023
Luật Thương mại 2005
Luật Quản lý ngoại thương 2017
Các Nghị định, Thông tư hướng dẫn liên quan khác
Các văn bản pháp lý khác liên quan đến ngành, lĩnh vực giao kết hợp đồng.

2. Ký hợp đồng online giải pháp nâng cao hiệu quả, tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Việc ký hợp đồng online mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, loại bỏ các thủ tục rườm rà phức tạp. Theo đó, doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc và tiết kiệm chi phí tối ưu.

2.1 Giải pháp nâng cao hiệu quả công việc

Ký hợp đồng online được thực hiện thông qua các phương điện tử việc ký hợp đồng được thực hiện ngay tại văn phòng làm hoặc tại bất cứ đâu mà người dùng muốn, chỉ cần có laptop và kết nối mạng.

Nâng cao hiệu quả công việc tạo lợi thế hợp tác kinh doanh.

Mọi quy trình ký hợp đồng online được tự động hóa giúp giảm thiểu sai sót và tăng năng suất làm việc. Bên cạnh đó, có thể ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần có kết nối internet rất thuận tiện và linh hoạt. Phương thức ký này phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc hoạt động kinh doanh đa quốc gia.

Xét về tính năng quản lý, việc thực hiện ký hợp đồng online sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, quản lý hợp đồng. Cụ thể:

Tìm kiếm hợp đồng: Tìm kiếm nhanh chóng chỉ sau vài thao tác nhấp chuột.

Bảo mật và an toàn: Ký hợp đồng online sử dụng chữ ký số và công nghệ mã hóa để đảm bảo tính bảo mật của hợp đồng. Có thể cài đặt quyền truy cập.
Tăng tốc độ phê duyệt hợp đồng: Quy trình ký kết được rút ngắn đáng kể, giúp đẩy nhanh tiến độ dự án.
Đảm bảo tính minh bạch: Mọi hoạt động ký kết đều được lưu trữ và theo dõi, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng kiểm soát.
Lưu trữ hợp bảo quản đồng điện tử an toàn: Việc lưu trữ hợp đồng trên các thiết bị điện tử đảm bảo an toàn cao, tránh được các rủi ro mất, hỏng, rách, dễ dàng truy xuất khi cần.
Phần mềm ký hợp đồng điện tử dễ dàng kết nối với các phần mềm quản lý khác như ERP, CRM để tạo thành một hệ sinh thái số hoàn chỉnh.
Làm việc chuyên nghiệp: Ký hợp đồng online cho thấy doanh nghiệp đang từng bước thực hiện chuyển đổi số thành công, góp phần cải thiện các thiện trải nghiệm khách hàng nâng cao uy tín.

2.2 Giải pháp tối ưu chi phí

Việc ký hợp đồng online sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí bao gồm:

Chi phí chuẩn bị lễ ký kết: Ký hợp đồng online không cần in ấn, gửi chuyển hợp đồng, tiết kiệm chi phí phòng họp; chi phí giấy tờ, in ấn; chi phí vận chuyển.
Chi phí đi lại tiếp khách: Chi phí máy bay, tàu xe; chi phí nhà nghỉ; chi phí ăn uống; quà…
Chi phí nhân lực: So với việc ký hợp đồng bằng giấy, ký hợp đồng online không mất các chi phí về nhân lực để chuẩn bị cho lễ ký kết hợp đồng.
Chi phí lưu trữ: Hợp đồng điện tử có thể lưu trữ số lượng lớn trên máy tính, USB… so với hợp đồng giấy thì tiết kiệm chi phí kho lưu trữ và các chi phí bảo quản hợp đồng.

Ngoài tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, thực hiện ký hợp đồng online là giải pháp làm việc thân thiện với môi trường, giảm thiểu lượng giấy sử dụng, góp phần bảo vệ môi trường.

3. Phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng online uy tín

Phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng online iContract được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn – Một trong những doanh nghiệp uy tín hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các phần mềm quản lý doanh nghiệp.

Phần mềm ký hợp đồng online uy tín.

Phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng iContract có nhiều tính năng vượt trội giúp người dùng có thể tạo lập, ký hợp đồng điện tử một cách thuận lợi, dễ dàng.

Đầy đủ quy trình từ khởi tạo – Trình phê duyệt – Ký số – Gửi khách hàng ký, theo dõi,…
Hỗ trợ đa dạng các mẫu hợp đồng tích hợp sẵn trên hệ thống
Tự động gửi thông báo cho khách hàng qua Email, SMS
Phân quyền người dùng theo từng cấp, bảo mật và an toàn
Hệ thống báo cáo chi tiết, trực quan và chính xác
Hệ thống có thể xử lý ký số nhiều trang hợp đồng trong cùng thời điểm
Có thể tích hợp với đa dạng với các phần mềm quản lý khác
Phù hợp với mọi loại chữ ký số của các nhà cung cấp khác nhau.

Ký hợp đồng online là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh. Việc lựa chọn giải pháp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động kinh doanh. Với những thông tin mà https://baohiemxahoidientu.edu.vn/ cung cấp trên bạn hoàn toàn lý giải ký hợp đồng online là gì .