Thủ tục chốt sổ BHXH khá đơn giản nhưng cũng rất quan trọng khi đơn vị có lao động nghỉ việc. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn lúng túng trong khâu này, chưa biết phải thực hiện thế nào đúng quy định, đặc biệt là đối với những người mới làm BHXH. Dưới đây là hướng dẫn giúp đơn vị chốt sổ cho nhân viên nhanh chóng nhất.
I. Khi nào cần chốt sổ BHXH?
Thủ tục chốt sổ BHXH là thực hiện việc tất toán và chấm dứt quá trình đóng BHXH của người lao động tại Cơ quan Bảo hiểm xã hội mà đơn vị đang thực hiện đóng Bảo hiểm ở đó. Vì vậy, thủ tục này được thực hiện khi:
- Lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
- Đơn vị chuyển sang địa chỉ khác dẫn tới phải chuyển Cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý nên phải chốt quá trình đóng với Cơ quan cũ.
II. Điều kiện để chốt được sổ BHXH
Căn cứ vào Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong quá trình người lao động làm việc tại đơn vị, nghĩa vụ của người sử dụng lao động là đóng BHXH đầy đủ cho nhân viên. Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị có trách nhiệm chốt sổ cho người lao động. Vì vậy, đơn vị chốt được sổ chỉ khi đóng đầy đủ tiền BHXH cho Cơ quan Bảo hiểm, không nợ tiền tính đến tháng cuối cùng mà lao động làm việc.
III. Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động
Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động được thực hiện sau khi đơn vị báo giảm thành công, trình tự chốt như sau:
1. Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH
Để tiến hành chốt sổ, đơn vị cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, kê khai các giấy tờ đi kèm.
- 01 mẫu D02-TS kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm.
- Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động.
- 01 Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ chứng minh đơn vị chuyển địa chỉ (trường hợp đơn vị chuyển Cơ quan BHXH quản lý).
- Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin).
- Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động còn thời hạn sử dụng.
2. Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan Bảo hiểm xã hội
Đơn vị có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi toàn bộ giấy tờ trên qua bưu điện cho Cơ quan BHXH đang quản lý. Tuy nhiên thực tế đa số các Cơ quan Bảo hiểm xã hội đang thực hiện giao dịch qua bưu điện.
3. Thời gian thực hiện chốt sổ BHXH
Căn cứ vào Khoản 2, Điều 47 của Bộ luật lao động năm 2012, trong vòng 7 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng với người lao động, đơn vị phải thực hiện báo giảm cho người lao động. Sau khi báo giảm có kết quả trả về thì đơn vị thực hiện chốt sổ. Một số trường hợp đặc biệt thì thời gian có thể kéo dài hơn nhưng không được quá 30 ngày.
Sau khi nhận đủ hồ sơ, thời gian giải quyết bên Cơ quan Bảo hiểm là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận. Trường hợp cần bổ sung hồ sơ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có vấn đề phát sinh thì bên Cơ quan BHXH sẽ có văn bản thông báo gửi về đơn vị.
Trên đây là hướng dẫn để đơn vị thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH đơn giản, nhanh chóng nhất. Đơn vị cần lưu ý khi lao động nghỉ việc cần thanh toán đủ tiền BHXH và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ nhằm thực hiện thủ tục chốt sổ nhanh chóng nhất để hoàn trả cho lao động.