Quy định về hồ sơ 620 chốt sổ BHXH là gì? - BẢO HIỂM XÃ HỘI ĐIỆN TỬ

Khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động đơn vị, doanh nghiệp phải làm thủ tục chốt sổ BHXH. Theo đó, bắt buộc làm hồ sơ 620 chốt sổ BHXH gửi đến cơ quan BHXH. Vậy hồ sơ 620 chốt sổ BHXH là gì?

Tìm hiểu hồ sơ 620 chốt sổ BHXH là gì? — *Tìm hiểu hồ sơ 620 chốt sổ BHXH là gì*?

1. Quy định về việc chốt sổ bảo hiểm xã hội

Mỗi người lao động khi tham gia BHXH sẽ được cấp 01 sổ BHXH để theo dõi việc đóng và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội (quy định tại Khoản 1 Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội 2014). Sổ bảo hiểm xã hội là căn cứ để giải quyết nhiều chế độ BHXH như: Bảo hiểm xã hội 1 lần; chế độ thai sản; chế độ hưu trí hay chế độ tử tuất… do đó khi nghỉ việc người lao động có quyền được yêu cầu đơn vị, doanh nghiệp chốt sổ BHXH để bảo vệ lợi ích của mình.

Đơn vị, doanh nghiệp sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm tiến hành xác nhận thời gian đóng BHXH cho người lao động khi người đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc, đồng thời, tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội (quy định tại Khoản 5 Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014).

2. Hồ sơ 620 chốt sổ BHXH là gì?

Hồ sơ 620 chốt sổ BHXH là hồ sơ được sử dụng trong quy trình chốt sổ BHXH của đơn vị doanh nghiệp. Hồ sơ 620 dùng để:

Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN cho người tham gia đối với đơn vị đã nộp đủ số tiền nợ.
Xác nhận quá trình đóng cho người lao động đi làm theo hợp đồng có thời hạn ở nước ngoài tự đăng ký đóng BHXH bắt buộc.

Mẫu hồ sơ 620 được áp dụng từ ngày 01/12/2021 làm mẫu hồ sơ chốt sổ BHXH mới nhất được đơn vị, doanh nghiệp sử dụng khi chốt sổ cho người lao động.

Mẫu hồ sơ 620 chốt sổ bảo hiểm xã hội gồm 2 loại giấy tờ chính là Mẫu DX-XNBS và Mẫu TK1-TS.

Mẫu DX-XNBS là Danh sách xác nhận hồ sơ bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNNN: mẫu này áp dụng đối với đơn vị sử dụng lao động đề nghị xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN cho người lao động (không cần phải nộp sổ BHXH) sau khi đơn vị đã nộp đủ số tiền nợ.

Mẫu TK1-TS là mẫu Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT: mẫu này được áp dụng đối với người lao động trong 2 trường hợp:

Người lao động đề nghị xác nhận sổ BHXH do đơn vị đã giải thể, phá sản đã có căn cứ pháp lý và tất toán thu BHXH
Người lao động đã nghỉ việc nhưng chưa được xác nhận sổ do đơn vị nợ, nay đơn vị đã đóng đủ tiền.

Mẫu TK1-TS.

3. Thủ tục nộp hồ sơ 620 chốt sổ BHXH cùng với phiếu giao nhận hồ sơ

Đơn vị nộp hồ sơ 620 để chốt sổ BHXH cho cơ quan BHXH trực tiếp quản lý. Hồ sơ có thể nộp thông qua các phương thức sau:

Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH
Nộp thông qua đường bưu điện
Nộp qua hệ thống phần mềm BHXH điện tử doanh nghiệp đang sử dụng theo quy định.

Thời hạn giải quyết hồ sơ:

Thời hạn giải quyết hồ sơ là 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ. Thời hạn giải quyết hồ sơ sẽ cộng thêm 02 ngày cho mỗi lượt nếu nộp hồ sơ và nhận kết quả qua đường bưu điện.

Cá nhân nhận kết quả theo thời gian được cơ quan BHXH thông báo. Trường hợp quá hạn trả hồ sơ 30 ngày nếu cá nhân chưa đến nhận, cơ quan BHXH sẽ chuyển hồ sơ vào kho lưu trữ.

Lưu ý: Cước dịch vụ bưu chính công ích do cá nhân tự chi trả khi nhận kết quả tại địa chỉ được cá nhân yêu cầu.

Hồ sơ 620 chốt sổ BHXH là hồ sơ quan trong mà các đơn vị, doanh nghiệp đặc biệt lưu ý để có thể hoàn tất thủ tục chốt và trả sổ BHXH cho người lao động. Trường hợp không làm thủ tục chốt sổ cho người lao động đơn vị, doanh nghiệp có thể bị khiếu nại và bị phạt theo quy định của Pháp luật về BHXH.

Bảo hiểm xã hội điện tử hy vọng những chia sẻ trong bài viết trên đây có thể mang lại cho bạn những thông tin hữu ích.